働き方改革に必要なRPAとは? AI、botとの違いを解説

働き方改革に必要なRPAとは? AI、botとの違いを解説

RPAはオフィスで行われている業務をソフトウェアロボットが担う、画期的な自動化ツールです。事務作業の効率化と生産性向上をもたらし、これまで人間が行ってきたパソコン上の作業を正確かつスピーディに遂行できるなど利点が多く、国が推進する「働き方改革」を実現する一助ともなります。RPAとはどのようなツールなのか、AIやbotとは何が違うのか、今、知っておくべきRPAの概要について解説します。

RPAの定義とは?

RPA(Robotic Process Automation)とは、主に事務作業の業務効率化を目的とし、ソフトウェアロボットの活用によって業務の自動化を実現する技術のことです。

ソフトウェアロボットとは、人間の代わりにパソコン上で行う操作や作業を記憶し、実行するソフトウェアのことです。ちょうど産業用ロボットが工場で人間の代わりに作業を行うように、ソフトウェア型の仮想知的労働者が人間の代わりにパソコンを使って、パソコン上のルーティンワークや定型作業をこなすというイメージです。

現在、IT化が進んでいる企業では、ほとんどの業務をホワイトカラーと呼ばれる労働者が、オフィスにあるパソコンを操作することで行っています。ソフトウェアロボットは事前に設定された実行手順に従って、決まった時間にアプリケーションを起動して操作し、あるいはその操作によって得られたデータを他のアプリケーションに入力するといった一連の作業を着実に遂行します。

RPAソリューションは、このソフトウェアロボットを駆使して、オフィスにおける業務の生産性を飛躍的に向上させるものです。

RPAが生まれた背景とメリット

RPAはなぜ作られたのか、その背景とメリットについて説明しましょう。

背景

少子高齢化が進み、労働人口が減少している中、政府は「働き方改革」を推進しています。各会社が労働力不足を解消するには労働生産性を向上させることが不可欠なためです。「働き方改革」における課題は3つあると言われ、その一つが長時間労働の解消、残り二つは非正規と正社員の格差是正、労働人口不足の解消(高齢者の就労促進)です。

RPAが効果をもたらすとされるのは、このうちの長時間労働解消です。また、RPAがより普及し、業務範囲が広がっていけば、労働人口不足の解消にも役立つことが期待できます。

メリット

RPAがパソコンで行う業務の一部を担うようになれば、従業員はより高度な判断力を必要とする作業に集中できます。納期などの問題で残業して行わなければならなかったような単純作業からも解放されるでしょう。作業量の削減、労働時間の短縮、コスト削減が実現すれば、効率化が進んで生産性が向上します。RPAを管理するという業務も発生しますが、多くのケースで管理業務のコスト以上に生産性が向上するでしょう。

また、RPAは設定さえ間違っていなければミスを犯しません。人間が行うよりもはるかに速いスピードで作業をこなし、疲れたり集中力が低下したりすることもありません。24時間365日稼働させることも可能です。多くのRPAツールは企業内の既存システムを変更せずとも導入でき、専門的なプログラミング知識も不要です。これらもRPAソリューションの優位点と言えます。

RPAとAIの違いは?

RPAはAI(人工知能)とは違うのでしょうか。両者はそれぞれ次のような特徴を持っています。

RPAはルールに沿った単純作業を実施

RPAはあくまでも事務作業の業務効率化という特定の目的のために作られたビジネスツールです。その機能はルールに沿った単純作業を自動で再現することに限られています。従来のバッチ処理などのプログラムよりも簡単に高度な作業を実行することが可能ですが、想定されていない問題が発生したときに自ら判断して作業をするなど、決められたこと以外の作業はできません。ルールの設定や調整も人間が行う必要があります。

ただし、広義のRPAには3つの段階があるとされており、現在のRPAはその第1段階にあたります。今後、RPAが第3段階にまで進めば、次に説明するAIの機能を取り入れることになるでしょう。そうなればRPAはより多様な選択肢から適切な処理を選ぶなど、自ら考え、対応・判断できるようになると言われています。

AIはデータを分析して結果を出力

AIは大量のデータ・情報を分析して自ら判断し、結果を出力します。自己学習機能(または機械学習機能)を持ち、自律的に作業を進めていきます。人間が要望を伝えるだけで、AIはその要望を叶えるための方法を考えて人間に提案します。つまり、RPAは人間が決めたルールをベースとして自動化を実現するのに対し、AIは蓄積されたデータを参照してシステム自体が判断し、自動化を成し遂げると言えます。

AIはまだ完全な技術として確立されているわけではありませんが、人間の神経細胞(ニューロン)の仕組みを模したシステム=ニューラルネットワークをマシンで再現するディープラーニング(深層学習)の研究などにより、確実な進歩を続けています。

botとは?

RPAとよく比較されるもう一つのツールがbotです。botはRPAと同様にルールに沿った単純作業を実施しますが、特に人間の会話をシミュレートするプログラムとしてよく知られています。挨拶をすればチャットや音声で挨拶を返してくるだけでなく、「明日の天気は?」と聞くと天気予報を調べて回答することもできます。botの原理はRPAとよく似ていますが、コミュニケーションに特化したツールと言えます。

以上みてきたように、RPAは「働き方改革」を推進し、オフィスに生産性向上と効率化をもたらす強力なサポートツールとなりえます。AIやbotとの違いも把握したうえで、自社の業務にRPAを採用し、有効活用することを検討してみてはいかがでしょうか。