テレワークを支えるICTとは?

テレワークを支えるICTとは?

時間や場所に縛られることなく、効率的に働くことができるテレワーク。この新しいワークスタイルを支えているのがICTです。ここでは、国や関係団体も支援し推進している「働き方改革」の一環として普及が進むテレワークの概要と、テレワーク導入のキーポイントとなるICTについて解説します。

テレワークとは?

テレワークとは、後述するICT(情報通信技術)を活用し、時間や場所の制約を受けずに柔軟に働ける勤労形態のことです。「遠方の」や「遠距離」という意味がある「tele」と「work」を組み合わせて「遠隔勤務」という意味を表しています。

主に、パソコンとインターネット、電話、FAXなどを使って自宅で働くような働き方を指します。他に携帯電話やスマートフォンを使って顧客先や移動中のカフェなどで働くモバイルワーク、サテライトオフィスや複数の企業や個人が利用する共同利用オフィスなどで働く施設利用型勤務もあります。

企業が実施する雇用型のテレワーク、SOHOなどの自営型のテレワークにも分けることができ、どちらも現在、ICTの発展や働き方の見直しにより普及が進んでいる勤務形態です。

企業がテレワーク実現に必要な3つの事項

企業がテレワークを導入して成功させるには、以下の3つの事項が必要と考えられます。

1.コミュニケーションツールの整備

メールや電話だけではなく、業務内容やテレワークのスタイルに合わせたコミュニケーションしやすいツール(サービス)が必要です。メッセンジャー(チャットツール)やWeb会議システム、さらにもっと高度なタスクの把握と進捗状況報告機能があり、チームで情報を共有できるようなツールの活用が考えられます。

2.効率的で正確な労務管理

テレワーカーの悩みはオンオフの区別がつけづらいことです。経営者側としても社内勤務の社員に比べて、在宅勤務などのテレワークで業務を進める社員の勤務時間、労働状況、勤務態度などは把握しづらく、労務管理が難しいという課題があります。これを解決し、効率的かつ正確な労務管理ができる仕組みを作ることが求められます。

3.セキュリティ対策

インターネットを利用することに伴う不正アクセスやウイルス感染などに対するセキュリティを強化することも欠かせません。モバイルワークや施設利用型勤務の場合は、ショルダーハッキングと呼ばれるパソコン画面の覗き見、スマートフォンなどのモバイル端末の紛失なども含めたリスク対策も必要です。社員に積極的にセキュリティ対策に関する情報共有をしていきましょう。

これらの必要事項を実現するのがICT

ICTとは「Information and Communication Technology」、つまり
「情報通信技術」のことです。IT(情報技術)と近い意味ですが、コンピュータやインターネット関連技術やインフラにプラスして、ITによってもたらされるコミュニケーション機能も重要視した用語だと言えます。欧米ではITよりも「ICT」という言葉のほうがよく使われています。

テレワークにおいてもインターネット環境はもちろん、パソコン、電話、FAX、スマートフォン、タブレットなどの機器、メールやメッセンジャーなどのソフトウェアの活用は欠かせません。

昨今では、テレワークの導入と運用のためのソリューションも用意されています。社外からオフィスの自席パソコンにアクセスできるリモートアクセスシステム、業務報告をタブレットで送れる業務報告システム、業務ログを収集しプロセス分析やAI予測ができる業務ログ管理システムなどがそれです。現状に応じてこれらのICT関連ソリューションを有効活用することで、テレワークの生産性・効率性を一層高めることができます。

ICT導入には費用がかかるが助成金を活用できるケースもある

ICT導入にはコストがかかります。しかし、ICT導入に関して国からの助成金を利用できるケースもあります。

厚生労働省では「時間外労働等改善助成金(テレワークコース)」を用意しています。これは、時間外労働の制限その他の労働時間等の設定の改善及び仕事と生活の調和の推進のため、在宅又はサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主に対し、その実施に要した費用の一部を助成するものです。

この助成金の支給対象となる取り組みは「保守サポートの導入」や「労務管理担当者に対する研修」など全部で6つありますが、その内の一つに、「テレワーク用通信機器の導入・運用」があります。
いずれか一つ以上実施すれば条件を満たし、成果目標の達成状況によって助成金の上限額が決まります。

ただし、この助成金は基本的に中小企業事業主が対象で、小売業、サービス業、卸売業、その他の業種ごとに、資本または 出資額、常時雇用する労働者の条件が設定されています。また、成果目標の設定や事業実施期間に関する条件などの詳細は、厚生労働省のホームページで確認してください。

離職率低下による人材確保や業務効率化といったメリットのあるテレワーク導入を成功させるには、テレワークで何を実現するかという要件を定義し、自社の現状に即した計画を立てる必要があります。そして、計画に応じてテレワークを円滑運用していくために必要なICTを用意することがキーポイントとなります。これらを前提に、助成金の活用なども検討しながら、テレワークの導入を検討してください。