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株式会社 日立ソリューションズ・クリエイト

携帯電話を活用した清掃・点検業務の見える化と付加価値サービス

お客様の事業内容

西新サービス株式会社

西新サービス株式会社 様

会社設立:
1974年(昭和49年)12月23日
本社:
〒120-0002 東京都足立区中川4丁目16番29号
日立ビルシステム亀有総合センター内カスタマーセンター6F
社員数:
3,400名(契約社員含む)
URL:
事業内容
商業施設・大規模ビルの総合管理(清掃・警備・施設管理・インフォメーション等)
  • 清掃管理業務
  • 建築物環境衛生管理業務
  • 警備・保安管理業務
  • 駐車場運営管理業務
  • 施設・設備管理業務
  • 設備修理および工事業務
  • ホテル客室整備業務
  • ホテル・レジャー施設運営管理業務
  • マンション管理業務
  • 廃棄物処理管理業務
  • その他建築物・施設に関するサービス全般

西新サービス株式会社様は、公共施設、オフィス、商業ビル、ホテルからマンションまで、 北海道から九州の、全国700箇所を越える建物・施設で快適環境を創造する総合サービスを提供しています。

導入の背景

当社が提供しているサービス(日常清掃、定期清掃、設備の定期点検)は、 小売・医療介護などで全国展開しているクライアント様を対象に行うことが多いのですが、 従来は、作業完了後に当社が作成する作業報告書に、クライアント様の拠点責任者の確認印を頂き、 その報告書を本社に送付する流れとなっていました。
その流れでは、報告書を作成する手間、スタッフごとに作成するために発生する内容のばらつき、 クライアント様にお願いする現物確認の負担、そして、作業の結果を証拠として保存できないなどの問題がありました。
それらの問題点を解決するために、報告書作成業務をエンジニアリング化し、 スタッフの報告書作成の手間やクライアント様の確認作業の負担を減らし、情報を本社でリアルタイムに管理し、 作業実績や履歴をクライアント様と共有し、タイムリーで即効性のあるシステムを構築することで、 業務効率のアップとサービスでの他社と差別化を図りたいと考えました。

従来の運用と問題点

作業の実施:日常清掃・巡回点検などの作業→報告書の作成:清掃/点検内容→結果の確認:現場の確認・確認の印・本社へ送付・保管

【現場確認と承認があいまい】「忙しいので、現物確認できない」…形式的な押印【文字報告による正確性】文章での客観的な表現の難しさ・作業スタッフごとにばらつき…正確に伝わらない・報告書を書く手間【作業の結果を保存できない】清掃しても使われれば汚れてしまう…後で見直しができない

導入のポイント

システム化の実現について、当初は、デジカメで撮影した写真をパソコンで取り込み報告書に添付する方向で検討していましたが、 機材の購入費用やパソコン活用に当たっての作業スタッフへの負担を考えると実現は困難かと暗礁に乗り上げていましたが、 携帯電話のカメラが利用できるのではないかと発想を変えたところ、携帯報告パッケージ『ケータイ快作!』に行き当たり、活用を検討するに至りました。

【報告書に現場写真を添付】デジカメで撮影+パソコンへの取り込み→【携帯電話の活用】現場写真による報告書作成で実現 報告書作成時間の短縮による効率向上

導入効果

ケータイ快作!を導入することで、各拠点の作業報告が共有でき、報告の見える化が実現できました。

リアルタイムに状況把握が可能

各拠点の状況がリアルタイムに把握できるので、問題の早期発見が可能になりました。
問題が発生しても、今まで以上に迅速な対応ができるようになり、お客様の満足度を向上させる仕組み作りができました。
管理者においても、リアルタイムに現場の写真付き報告書を閲覧できるので、作業が確実に行なわれていることを確認できるようになり、 作業品質も向上したと感じています。

作業の報告:電子データとして蓄積→結果の確認:各拠点の状況把握・問題早期発見、サービス改善・顧客満足度調査

作業スタッフやクライアント様の負担減

現場で作業スタッフが、携帯電話を使用して、簡単に写真付き報告書を作成することができるようになりました。
今まで、作業スタッフが行なっていた手書きの報告書作成や本部への郵送の手間がなくなり、作業スタッフの業務負担が大幅に改善するとともに、 クライアント様に負荷をかけていた現物確認作業もなくなりました。

作業の実施:清掃前の状況→日常清掃・巡回点検などの作業→清掃後の状況 作業の報告:報告書作成→報告書送信

報告書を自動でデータベース化(電子化)

携帯電話で作成した報告データは、電子データとして自動で蓄積されるため、従来の報告書を纏めてファイリングするなどの事務作業が削減できました。
また、電子化により、報告書の履歴検索・参照ができ、サービス改善のために活用することが可能となりました。

作業の報告:電子データとして蓄積 結果の確認:清掃/点検結果の確認(随時)、履歴の確認

利用現場の風景

作業前、作業完了時の状況を写真に撮られるので、作業スタッフも緊張感を持って作業に従事しています。

写真付きの報告書を作成するので、今まで以上に作業中や作業完了時の状況を確認するようになり、作業品質が向上しました。

今までの手書きやパソコンで報告書作成を行なっていましたが、携帯電話で簡単に写真付き報告書を完成させることができるので、作業後の報告書作成業務の負担が軽減しました。

今後の展開

本社(本部)から、現場へ通達・指示を発信

現在は、現場からの作業報告という片方向で活用していますが、 将来的には、本社(本部)と現場の双方向のコミュニケーション・ツールとして活用したいと考えています。

他の事業分野(警備・保安)への展開

警備・保安業務へも適用範囲を広げるなど、 社内のエンジニアリング化に向けたテーマに則した情報システムを強化したいと考えています。

特記事項

*
本事例中に記載の内容は掲載当時のものであり、変更されている可能性もあります。詳細はお問い合わせください。
*
事例は特定のお客様での事例であり、全てのお客様について同様の効果を実現することが可能なわけではありません。

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