学校法人北里研究所様 導入事例

法人本部所在地：東京都港区白金五丁目9番1号
発足年月日：2008年4月1日（設立1914年）
URL：https://www.kitasato.ac.jp/
 

―　ワークフロー（Create!Webフロー）の利用状況について教えてください。
当法人に属する約60の全部門を対象とした電子決裁システムとしてワークフローを導入し、2014年4月から利用を開始しました。利用者数は、現時点で約500名ですが、将来的には2,000名ぐらいまで増えると考えています。

―　電子決裁を導入する前は、どのように決裁業務を行っていたのでしょうか。
紙の決裁書を使って行っていました。本部に上申する場合や複数のキャンパス間でやり取りが必要な場合は、学内便や宅配便を使って書類を運んでいました。

―　電子決裁の対象事項を教えてください。
大まかに次の3種類となります。内容によって部門内で決裁するものと、本部まで上申して決裁するものがありますが、部門内決裁に関して現時点では、電子化することは強制しておらず、各部門に裁量を任せています。 ・総務関連の一般決裁書と報告書（部門内、本部上申）
・人事関連の決裁書と報告書（部門内、本部上申）
・入試判定、卒業判定

―　決裁件数はどのくらいになりますか。
半年が経過した9月の段階で、総数は約3,000件となります。学校関連の業務は、夏休みがあったこともあり件数が少なめですが、年度末に向けて決裁・報告件数は増えてきますので、前年度の実績から考えれば、年間の決裁数は最大で現在の3倍ぐらいになると見込んでいます。

決裁フォーム（決裁書）と決裁承認ルートの種類について教えてください。
利用者から見たときの決裁フォームは1種類だけです。このフォームの書式は、電子決裁を導入する前から使用していた決裁書をそのまま画面上で再現したもので、あらゆる決裁・報告事項に使えるようになっています。ただし、決裁内容によって設定を変えていますので、見た目は同じですが、システム的には数種類のフォームデータを利用していることになります。
また、あらかじめ用意している決裁承認ルートは、本部上申後の承認ルートとなる約20種類となります。現段階で、部門内の承認ルートは各部門内で設定してもらっていますので、正確な数は調べていませんが、トータルで200ぐらいにはなるのではないでしょうか。
―　部門内と上申後の承認ルートの設定を分けた理由を教えてください。
部門内の承認ルートまで含め、すべての承認ルートをあらかじめ設定するとなると、その設定時間と手間を取られてしまいます。さらに、部門内の人事や組織の変更をすべて把握し、承認ルートのメンテナンスを行っていくのも現実的ではないと考えました。

―　電子決裁を導入することで、具体的にどのような成果が上がっていますか。
「決裁期間の短縮」、「職員の作業負荷軽減」、「決裁書・報告書の一元管理」、「コスト削減」といった業務の効率化・省力化をはじめ、「コンプライアンスの強化」にも繋がっています。詳細は次の通りです。

【決裁期間の短縮】
電子決裁の導入前と比較して、起案から決裁までの日数が大幅に短縮されました。特に、本部まで上申する決裁に関しては、平均で約半分に短縮されています。ケースバイケースですが、2週間かかっていたものが、1週間で済むようになったというイメージです。決裁期間が短縮された要因としては、書類を運ぶ手間と時間が省かれたということと、決裁者が承認事項を容易に確認でき、出張しているときでも各キャンパスの端末を使って決裁できるようになったため、決裁待ちが解消されたことが大きな要因だと考えています。

―　電子決裁を導入した背景および経緯について教えてください。
大学や病院などを取り巻く環境が厳しさを増す中、教育・医療・研究の質を高め、大規模な組織を効率的に運営していくためには、事務処理の合理化・IT化は避けて通ることはできません。当法人では、これまでも、 会議資料の電子化やタブレット端末の導入など、さまざまな取り組みを行ってきました。
また、各部門の現場からも、決裁の迅速化や効率化に対する要望は上がってきていました。たとえば、病院における看護師の採用は現場からすればできるだけ迅速に決裁してもらいたい重要事項です。決裁が迅速かつスムーズに行われるようになれば、必要な人材をタイムリーに採用でき、現場力の向上にも繋がるからです。
当法人は、各部門がそれぞれの地域に密着して活動していますので、時間と距離を縮めることができる電子決裁の導入は、ガバナンス体制の強化にも繋がると捉えています。
しかし、紙や決裁印の押し方へのこだわりや、国内の学校法人や医療法人における導入実績がほとんど見られなかったことから、導入が決まるまでには内外から辛らつな意見を受けることも少なくありませんでした。そのため、導入検討からシステム稼働まで3か年計画を立て、運営体制の基盤整備の一環として2014年度の事業計画へと組み込み、今回のシステムを稼働するにいたりました。

―　どのように選定を進めたのでしょうか。

まず、システムベンダーから紹介を受け、一般企業よりも組織構造や決裁手法が比較的似ている自治体や役所における導入例を見学に行きました。
その後、機能の概要や問題点などを認識するための勉強会を開催した上で、ベンダー3社にシステムのデモンストレーションをしてもらいました。また関連部署の代表者からなるワーキンググループを発足し最終的には、40項目以上の要件について各社のシステムと提案を比較検討し、日立ソリューションズ・クリエイトから提案を受けた活文CLM(contents lifecycle manager)とCreate!Webフローを組み合わせたシステムを採用することにしました。