明治学院大学様 導入事例

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1863年のヘボン塾創立以来、創設者J.C.ヘボン博士が理想とした「他者への貢献＝Do for Others」を教育理念として掲げる明治学院大学。6学部15学科と大学院で質の高い教育研究活動を展開している明治学院大学は、全国の大学に先駆けてボランティアセンターの開設、グローバルマインドを育む多彩な留学プログラムや1年次からのキャリアデザインプログラムの用意など、個性あふれる学風で知られています。 その基幹業務や複雑なカリキュラム編成をサポートしているのが日立の大学向け学務情報システム「UNIPROVE 学務」です。

導入システムの内容

導入の経緯

すべての学務情報を一つのシステムで管理

「明治学院大学では従来、他社製の学務情報システムを導入していましたが、ハードウェアの老朽化に加え、運用面でもさまざまな課題が顕在化してきたためシステム刷新に踏み切りました」と教務部教務課 システム担当の奥田 修史氏は説明します。
「これまでは大学と大学院が別々の学務情報システムを利用しており、白金と横浜に分かれたキャンパスの時間割も個別に管理する必要がありました。学部と大学院双方に授業を持つ教員はシラバス（講義概要）公開の際も入力が二度手間になっていたため、長年、すべてを一つの学務情報システムで管理したいという思いがあったのです」と奥田氏は語ります。
「そこで複数のシステムを検討した結果、ワンシステムでの運用はもちろん、パッケージ標準機能で多くの業務ができる点、大規模校での導入実績も豊富な点を評価して「UNIPROVE 学務」に決めました」と教務部次長の海老沢 久美子氏は続けます。

導入の決め手

「UNIPROVE 学務」でデータ管理の効率化を実現し、職員の残業を低減

「UNIPROVE 学務」は、学籍・履修・カリキュラム・時間割など学内の学務情報を一つのデータベースで効率的に管理し、基幹業務や複雑なカリキュラム編成を強力にサポートする機能を備えています。
「従来の学務情報システムは、職員が使う基幹系と教員・学生が使うサービス系に分かれており、データベースも別々でした。このため窓口業務が終わらないとデータの転送や取り込みが行えず、残業が慢性化していたほか、変更内容が即時にシステム反映できないのが大きな悩みでした」と語るのは教務部 教務課 課長の宮下 誠氏です。特に履修申請が集中する春・秋の繁忙期には、限られた期間内でデータ処理を行う必要があるため、連日遅くまで残業するのが当たり前だったといいます。
「しかし「UNIPROVE 学務」はデータベースが一元化されているうえに、大量データも高速にリアルタイム処理できます。このため時期を問わず残業時間が低減できたことがうれしいですね」と笑顔で語るのは教務部 横浜教務課 課長の山下 篤氏です。
学生がWebから履修申請する際も、申請画面には履修可能な科目だけしか表示されないため、履修できない科目を申請してしまうというミスを防止することができます。同様に、授業時間や教室、時間割などを急きょ変更しなければならなくなった場合も、職員が修正した内容が学生ポータルなどに即時反映されるため、学生向けサービスを向上できた点も高く評価されています。
「「UNIPROVE 学務」に移行してからは、紙ベースでの作業も減りました。以前は学生がWebから住所変更する機能がなかったため、窓口で住所変更届を書いてもらい、後で職員がシステム入力する手間がかかっていました。しかし今では学生自身がいつでもWebから住所変更などを入力し、職員が承認するだけで反映できるようになり、双方の負担軽減と利便性の向上が実現しています」と宮下氏は評価します。
同時に採用された大学向け証明書自動発行システム「UNIPROVE 証明書」も、直感的に操作できる画面デザインや英語ガイダンス機能などにより、職員の負担軽減と学生向けサービスの向上に大きく貢献しています。

導入効果

保証人（保護者）向けのポータルサイトで迅速な情報提供を開始

もう一つのシステム導入効果として挙げられるのが「保証人用ポータルサイト」の構築です。明治学院大学では在学生約12,000名の保証人（保護者）が参加する「保証人会」が組織されており、懇談会などを通じて大学と家庭との連絡を密にし、在学生を幅広くフォローする活動を展開しています。
「これまでも保証人の方々に、在学生本人の成績を郵送するサービスは行っていました。しかし多くの大学で授業への意欲低下や自主退学者が増加していることが社会問題となってきたことで、保証人から“もっと学生の状況を迅速に把握できる方法はないか”という要望が増えてきたのです。また、保証人とのパイプを強化し、大学としての説明責任を果たす方法を検討していました。そこで大学として保証人用ポータルサイトを立ち上げるとともに「UNIPROVE 学務」をカスタマイズし、Webから情報を提供することにしました」と海老沢氏は語ります。
保証人それぞれに与えられたID/パスワードでポータルサイトにログインすると、大学が保証人向けに発信する情報に加え、在学生本人の成績や履修状況を見ることができます。この情報提供の仕組みを実現することで、保証人が在学生本人をリアルタイムにフォローする機会を増やすことに成功。今まで紙で行っていた保証人の連絡先などの変更申請もWebからそのまま行えるようにしました。
「保証人用ポータルサイトの機能をさらに充実させるため、今後は講義の出欠状況に関する情報も提供できるかどうか、可能性を探っているところです」と海老沢氏は話します。
先駆的な教育で日本のグローバル化を支え、人に寄り添う教育理念で時代を担う若者たちを育み続ける明治学院大学。その教育基盤を支えるため、これからも日立は教育機関向けソリューションのさらなる強化に取り組んでいきます。

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