株式会社ビデオリサーチ様 導入事例

所在地：東京都千代田区三番町6-17
設立年月日：1962年9月20日
従業員数：392名人（2012年10月現在）
URL：https://www.videor.co.jp/
 

1999年にリシテアを導入する前は出勤簿と勤務管理表の2元管理で勤怠情報を収集し、給与計算に必要な情報の集計を手作業で行っていた。
これは、株式会社ビデオリサーチ独特の就業規則からくるものだった。
「当時は、毎朝出勤したタイミングで、社員ひとりひとりが総務部に置いてある出勤簿に印を押し、出退勤時間を勤務管理表に記載することで勤怠管理を行っていました。給与計算に必要な情報は、すべて月初めに収集して、アウトソーシング先に提出していたため、変更・訂正などがあった場合、大変手間がかかっていました。そこで、使いやすく、当社の就業規則にも対応できる、勤怠管理システムの導入が必要不可欠と考え始めました。（加藤氏）」
同社では、本社・支社のすべてにおいて同様のフローで勤怠管理を行い、本社に勤務管理表を集めて一手に集計を担っていた。この膨大な作業を解決するため、勤怠管理システムの導入を決め、パッケージソフトの選定を行うこととなった。

パッケージソフトに限定して検討を進める中、リシテア以外にも、２〜３社のパッケージソフトを比較検討した。選定にあたっては、コスト面を重視しつつも、社内ですでに構築していた給与管理の新システムと連携しやすい勤怠管理システムであるかどうかという点、また、ユーザーが使いやすいかという点に注目した。
「リシテアであれば、カスタマイズを柔軟に行えるため、当社の複雑な就業規則にも対応できるという印象が大きかったと思います。（茶山氏）」

ポイント1：コストが抑えられること。
ポイント2：社内の給与管理システムとの連携が容易に可能であること。
ポイント3：ユーザーライクなインターフェイスであること。

「当社の就業規則がとても複雑なので、就業規則のすべてをリシテアへ反映させるために、日立ソリューシンズ・クリエイトさんには一部のカスタマイズをお願いさせていただきました。また、システムの構築が、当社の就業規則の定義を見直すきっかけにもなりました。例えば、「超えたら」と「過ぎたら」などの言葉の違いを定義しましたね。リシテアの導入に伴い、就業規則内で細かく指定されていなかったことを定義しながら構築を進めていきました。（加藤氏）」

「構築時は、就業規則が明文化されている内容を正確にシステムに反映してもらいました。一方、明文化されていない内容については、整理して日立ソリューシンズ・クリエイトさんのSEの方に説明するところから始まったのである程度時間はかかりましたが、理解していただいた後は、行き違いなくシステム化することができました。当社独自の規則に対してはカスタマイズでカバーできたため、当社の規則に合致したシステムを構築できました。（茶山氏）」

「リシテア導入後は人的作業がかなり軽減されました。導入前の出勤簿で勤怠管理をしていたときは、出勤簿を集計するまでの間に、すべてのデータのチェックや本人確認を経るのに1日はかけていました。これが、システムでの管理になったことにより、情報の見落としがなくなり、集計処理は以前よりも格段に早くなり、正確に処理することができるようになりました。（加藤氏）」
勤怠の申請はこれまで紙ベースであったため、システム化をすることで社員が負担に思うのではと心配もあった。しかし、当時、社内システム全般をWEBシステムへ移行し始めていた時期でもあり、また、リシテアのユーザインタフェースがユーザーにとって分かりやすいものであったため、同システムの受け入れに対する社内の抵抗はなかったという。

人事担当者やユーザーが使いやすいものであることが一番必要であると考える同社。勤怠管理・原価管理の情報を収集する環境が整った現在、今後は、社内管理をどのようにコーディネートしていくことが費用的にも管理的にもベストなのかを考えていく。
「上長が承認対象者の勤怠情報の集計を自由に行える機能もあるのですが、システム側の定義項目が多いため、せっかくの機能を使いこなせていない社員が多いです。マニュアルを整備するなどの対応で、社員にもっと利用してもらえるようにしたいですね。（大庫氏）」
さらに、リシテアを利用して社員の健康管理に活用できるのではないかと考えている。 「当初は就業時間の管理や作業時間を効率的に管理するために導入したのですが、業務効率だけではなく、企業風土の更なる改善につながるように、健康管理の側面からも活用したいと考えています。リシテアの健康管理モジュールを用いて社員ひとりひとりの健康状態を組織が気づかい合えるような環境作りができれば良いと思っています。（加藤氏）」