基幹システム
基幹システム導入ガイド 最適なシステム選びと成功の秘訣
本記事では基幹システムの基礎知識から導入メリット、具体的なシステム例、提供形態、導入の流れ、選び方のポイントまでを網羅的に解説します。業務効率向上、リアルタイムの情報共有、コスト削減、業務の標準化を実現する基幹システム導入のポイントが分かります。基幹システムの導入を検討中の方は、本記事をご覧ください。
基幹システムとは
「基幹システム」とは、特定のシステムの名称ではなく、企業や組織の業務運営において中核を担うシステム全般のことを指します。基幹システムは、企業の主要な業務プロセスを支えるために設計されており、通常は財務、人事、供給チェーン管理、製造、販売などの重要な機能を包含しています。
業務システムとの違い
基幹システムと「業務システム」の大きな違いは、システム化する業務範囲です。基幹システムが業種や業態に関わらず必要となる企業の中核業務全般の効率化を図るのに対し、業務システムは、特定の部門や業務プロセスに特化したシステムで、営業、マーケティング、製造などの部門ごとの効率化を図ります。
業務システムの特長として、導入が比較的簡単でコストが抑えられることが多い点や、部門ごとのニーズに応じたカスタマイズが容易な点が挙げられます。
情報システムとの違い
基幹システムと「情報システム」の大きな違いは、システムに求められる機能とシステム化の目的です。基幹システムが企業の中核業務の効率化と統合管理を目的とした機能を有しているのに対し、情報システムは主に意思決定の支援や情報の可視化を目的として、データの収集、処理、保存、および提供といった機能を有しています。
データ分析と報告の機能によって、経営判断や戦略立案に利用することが特長です。
ERPとの違い
基幹システムと「ERP（Enterprise Resource Planning）」は、しばしば同義に扱われることがありますが、厳密には異なる目的を持った概念を指します。基幹システムが企業の中核業務の効率化と統合管理を目的としているのに対し、ERPはその基幹システムの一形態として、人、物、金をはじめとした企業全体の資源計画と管理を目的とした統合システムを指します。統合システムのため、基幹システムと情報システムを連携し、一元管理するといったことが可能です。
統合的なデータ管理により、企業全体の効率化を実現することが特長です。
基幹システム導入のメリット
業務効率の向上
基幹システムは、各部門の業務プロセスを統合し、自動化することで、作業の重複や無駄を排除し、業務効率を大幅に向上させます。例えば、手動で行っていたデータ入力や処理が自動化されるため、従業員はより戦略的な業務に集中できるようになります。また、手動業務の負荷が削減され、システムを使用した業務になるため、業務の精度が向上し、ヒューマンエラーを減らせます。
リアルタイムの情報共有
データが一元管理されるため、全社的に最新の情報にアクセスでき、迅速かつ正確な意思決定が可能になります。リアルタイムでの情報共有は、経営陣が市場の変化や競争環境に即応するための重要な要素です。例えば、販売データや在庫情報がリアルタイムで更新されることで、在庫管理の精度が向上し、欠品や過剰在庫のリスクを減少させられます。また、プロジェクトの進捗状況やリソースの利用状況をリアルタイムで把握することで、適切なリソース配分が可能になります。
コスト削減
業務プロセスの自動化と効率化により、人件費や運用コストの削減が期待できます。例えば、手動で行われていた煩雑な業務が自動化されることで、必要な人員が減少し、労働コストが削減されます。また、エラーやミスが減少することで、修正作業にかかるコストも削減されます。さらに、統合されたシステムにより、ITインフラの簡素化が進み、システム維持管理費用の削減も期待できます。
業務の標準化
システムを用いない基幹システム関連業務を行うと、どうしても経験に基づいた判断が求められる状況が生まれてしまい、教育コストもかかるため業務が属人化してしまうことがあります。基幹システムを導入することで社内共通のデータとフローが確立されるため、基幹システム関連業務を標準化できます。業務の標準化が進めば、新しく雇った人でも早く基幹システム関連業務をこなせるようになるため、ベテラン社員の業務過多が解消されることもメリットとして挙げられます。
基幹システムに分類されるシステムの例
財務管理システム
企業の収益、支出、予算、財務報告を管理するシステムです。財務管理システムは、企業の財務状況をリアルタイムで把握し、経営判断をサポートします。
人事・総務システム
社員それぞれの採用情報や退職情報、給与情報などをはじめとした、人材に関わる情報を管理するシステムです。
販売管理システム
顧客管理、販売プロセス管理、売上分析などを行うシステムです。販売管理システムは、営業活動の効率化と顧客関係の強化を目的としています。
サプライチェーン管理システム
在庫管理、購買管理、物流管理、製造管理など、供給チェーン全体を最適化するシステムです。サプライチェーン管理システムは、製品の供給と需要を効率的にマッチングさせられます。
基幹システムの提供形態
オンプレミス
オンプレミスは、企業が自社のサーバーやデータセンターに基幹システムを設置・運用する形態です。高度なカスタマイズが可能で、データの安全性や制御が高いのが特長です。
反面、ハードウェアやソフトウェアの購入が必要なために初期費用が高額な点、物理サーバーの老朽化があるためメンテナンスやサーバーのリプレイス、セキュリティ対策といった継続的な管理が必要な点、需要に応じた迅速なリソースの確保が難しい点などがデメリットとしてあります。
クラウド
クラウドベースの基幹システムは、インターネットを通じて提供されるサービスを利用します。導入コストが低く、スケーラビリティや柔軟性が高いため、中小企業や急成長企業に適しています。
昨今注目されている基幹システムの提供形態はクラウド形態であることが多いです。サーバー購入などが発生しないため、初期費用が安く、必要なときに必要なリソースだけを使用できるため、コスト効率が高い点、リソースの増減が容易で、企業の成長に伴う社員の増員といった変化に柔軟に対応できる点、リプレイスが不要でセキュリティ対策といった継続的な管理クラウドサービスプロバイダーが担う点、短納期で利用を開始できる点などから注目されているという背景があります。
基幹システム導入までの流れ
ニーズの分析と要件定義
最初のステップは、企業の業務プロセスとニーズを詳細に分析し、基幹システムに求められる機能や要件を明確にすることです。これにより、適切なシステム選定の基礎が築かれます。機能だけではなく、導入形態をオンプレミスかクラウドどちらにするかも決めておくと、話がスムーズに進むことが多いです。基幹システム導入プロジェクトの目的を明確にしましょう。
ベンダー選定
次に、要件を満たすシステムを提供するベンダーを選定します。要件定義で整理した内容を複数のベンダーに提示し、見積もりをもらいましょう。複数のベンダーから提案を受け、デモンストレーションや比較検討を行い、最適なソリューションを提供するベンダーを決定します。
プロジェクト計画の策定
ベンダーと協力して、導入プロジェクトの詳細な計画を策定します。スケジュール、予算、リソース配分、リスク管理などを含むプロジェクト計画を明確にします。オンプレミス形態の基幹システムの場合は綿密な計画が必要になりますが、クラウド形態の基幹システムの場合はそれほど計画に時間はかからない場合が多いです。
システム設計とカスタマイズ
企業の業務プロセスに合わせて、基幹システムの設計とカスタマイズを行います。この段階では、システムの設定、データ移行、インターフェースの構築などが含まれます。こちらもクラウド形態の基幹システムの場合はそれほど時間がかからない場合が多いです。
テストと検証
導入前にシステムのテストと検証を行い、設定やカスタマイズが正しく機能することを確認します。ユーザー受け入れテストも実施し、実際の業務で問題がないかを確認します。基幹システムを利用することの多い部署の社員にユーザー受け入れテストに参加してもらえるよう、事前にアナウンスしておきましょう。また、他システムとの連携も問題なくできているか確認しましょう。
トレーニングと移行準備
従業員に対するシステムのトレーニングを実施し、新しいシステムに慣れてもらいます。また、システム移行のための最終準備を行い、データの移行と設定の最終確認を行います。スケジュールが押すことなくスムーズにトレーニングと移行を行えるよう、事前周知を徹底しましょう。
本稼働とサポート
システムの本稼働を開始します。初期段階では、問題が発生しやすいため、ベンダーと連携してサポート体制を強化し、迅速に対応します。運用が安定するまで、継続的なモニタリングとサポートを行います。
基幹システムを選ぶ際に見るべきポイント
導入目的と合っている機能があるか確認する
基幹システムが必要とする管理の要件は多岐にわたります。そのため、まずは現状の自社の基幹システム関連業務状況を整理し、どこに課題があるのかを明確にする必要があります。例えば会計業務に時間を要している、販売管理の業務がベテランの能力に依存しているといった内容です。基幹システムの導入目的を明確にした上で、その機能がある基幹システムを選びましょう。
セキュリティ対策や専門知識の有無を確認する
基幹システム関連業務の情報は組織の機密情報のため、セキュリティ対策は万全である必要があります。セキュリティに関する認証の取得有無や、暗号化などの実際の対策方法を導入前に確認しましょう。
また、基幹システム関連業務の専門知識を持っているベンダーかどうかも重要です。導入実績などを聞いておきましょう。
他システムと連携が可能か確認する
基幹システムを導入する際は、他の業務システムとも連携できるのかも重要です。基幹システムと業務システムの情報を一元管理できれば、より業務が効率化できます。事前に既存の業務システムの情報を整理した上で、連携実績があるかベンダーに確認しましょう。
料金形態を確認する
システムを導入する以上、かけられる予算に合っている料金形態かどうかの確認は必要です。初期費用の有無や月額料金の金額形態などはシステムの提供方法によりさまざまです。クラウドシステムの場合は月額料金が従量課金かどうか、従量課金の場合は1ユーザーあたりいくらか、ユーザー数が一定数を超えた場合に料金テーブルが変わるかなどを確認しましょう。また、機能によってはオプション料金がかかる場合もあるため、基本料金で対応できる機能が何であるか、必要なオプションを入れるといくらになるかも確認しましょう。
操作画面が使いやすく、画面が理解しやすいかを確認する
機能や料金、システムとの連携などの条件がマッチしていても、基幹システムを実際に使う社員にとって使いやすいものでなければ意味がありません。社員にとっての使いやすさは、そのまま業務効率化の効果の大きさに直結しますし、利用にあたっての教育コストが少ない基幹システムであれば、さらに業務効率化の効果も大きくなります。トライアルなどで実際に利用してみるなどして確認しましょう。