基幹システム
受発注システムで業務効率化！選び方と導入効果解説
受発注システムの基礎知識、導入効果、主な機能、導入効果が大きい企業、選び方の注意点まで網羅的に解説します。業務効率化、コスト削減、顧客満足度向上、データ有効活用などを検討の方は、ぜひご覧ください。
受発注システムとは
受発注システムとは、企業間で行われる商品の受注と発注プロセスを効率的に管理するためのソフトウェアです。このシステムは、注文処理の迅速化、在庫管理の精度向上、納期調整の効率化を図ることを目的としており、導入することで、手作業によるミスを減少させ、業務効率の向上とコスト削減を実現します。また、取引データを一元管理することで、ビジネスの現状分析や将来の予測に役立ち、戦略的な意思決定をサポートします。受発注システムは、業務の効率化と顧客満足度の向上に寄与し、企業の競争力を高めるための重要なツールです。効率的な管理とデータ活用により、ビジネスの成長を推進できます。
受発注システムが注目される背景
従来、受注業務と発注業務はメールや電話、FAXを利用してExcelなどに転記するなどの手作業で行うことが一般的でした。このようなやり方の場合、手書きの内容を読み取るために作業に膨大な時間を要し、また書類の形式が会社によってばらつきがあるため、効率化も難しく、ミスも発生していました。またさまざまな受発注書類に対応できるようになるための教育コストもかかる業務でした。
このような課題を解決するため、受発注システムが注目されることになりました。導入することで、これまで紙やExcelで管理していた受発注業務をシステム内で完結できるため、フォーマットが統一されて業務が効率化し、ミスも減りユーザー教育コストも抑えられるようになります。
受発注システムの導入で期待できる効果
業務効率化
受発注システムは法令にのっとったルールで作られているため、現状の運用が法令に抵触していないかをシステムの中で判断し、適正な運用を進められます。また、法改正の対応をシステム側で実施するため、法令変更に伴う業務への影響を抑えられます。
コスト削減
受発注システム導入で在庫管理の精度が向上することにより、過剰在庫や欠品を防ぎ、在庫コストの削減が可能です。また、注文処理の自動化により、人件費の削減も期待できます。さらに、システムによるデータ管理が行われることで、帳票作成や請求処理の効率化も図れます。
顧客満足度の向上
受発注システムの導入により、顧客からの注文に迅速かつ正確に対応できるようになります。納期の確実な管理や、リアルタイムでの在庫情報の提供が可能になり、迅速かつ正確な納期を回答できるため顧客満足度の向上に寄与します。また、顧客ごとの注文履歴をシステムで管理することで、過去の購入商品に基づいた関連商品の提案、顧客の購入頻度に応じた割引キャンペーンの実施など、個別対応や提案がしやすくなり、リピーターの増加が期待できます。
データの有効活用
受発注システムは、取引データの一元管理を可能にし、ビジネスの現状分析や将来の予測に役立ちます。データを活用することで、マーケティング戦略や販売戦略の精度を高められます。また、データに基づいた意思決定を迅速に行えるようになるため、競争力の強化にもつながります。
受発注者間でのコミュニケーション効率化
受発注システムは、発注者と受注者間でリアルタイムに情報を共有できるため、コミュニケーションの効率化が図れます。これにより、問い合わせの削減やトラブルの早期解決が可能になります。特に多店舗展開している企業では、本部と各店舗間での情報共有がスムーズになり、管理が容易になります。
受発注システムの主な機能
受注管理機能
受発注システムは、顧客からの注文を一元的に管理します。注文受付から処理、出荷、納品までの全てのプロセスを決まったルール付けをして実施することで、業務効率を向上させます。また、多店舗展開している事業では、リアルタイムに販売情報も管理できます。さらに納品書や伝票をはじめとした、受注に関する書類の作成と送付も可能です。
発注管理機能
受発注システムは、自社の注文情報についても一元的に管理します。在庫状況に応じた発注プロセスを決まったルール付けをして実施することで、業務効率を向上させます。また、注文履歴をデータベースに蓄積し、再発注の際に活用できます。
在庫管理機能
リアルタイムに在庫状況を把握し、過剰在庫や欠品を防げます。システムは在庫レベルを常に監視し、システムの設定などを利用し、必要に応じて自動発注も可能です。また、在庫データを分析することで、最適な在庫量を維持し、在庫コストの削減が可能です。
顧客管理機能
顧客の情報や受注履歴を一元管理し、顧客ごとに決済方法や価格情報を個別に設定する機能などを利用し、顧客対応の質を向上させます。また、過去の取引履歴や顧客のニーズを把握することで、個別対応やクロスセル、アップセルの機会を増やせます。
請求書作成機能
注文データを基に自動的に請求書を作成し、電子メールで顧客に送付します。これにより、請求業務の効率化が図れ、ミスを防げます。また、請求履歴をシステム内で管理することで、トラブル発生時の迅速な対応が可能です。
発注者用機能
顧客ごとに発注者用のログインページを提供し、取引実施や、過去の取引情報や現在発注した内容の配送状況などを確認するための機能です。顧客にとっても発注作業や現状確認が楽になり、また顧客からの電話などの問い合わせが減ることで、情報共有にかかる時間を削減できます。
受発注システム導入の効果が大きいおすすめ企業
多店舗展開をしている企業
多店舗展開している企業において、受発注システムがもたらす効果は非常に大きなものになります。店舗数が多い小売店や飲食店では、店舗ごとに納品書や請求書の作成が行われ、それぞれの店舗で受注業務と発注業務が行われます。そのため、本部で各店舗の状況を把握することも困難になります。受発注システムを導入すれば、本部から各店舗の状況を確認できるため、在庫不足の店舗から在庫が残っている店舗に商品を送ることで在庫ロスの解消もでき、本部からの管理も容易になります。
取引先が多い企業
取引先が多いBtoBの業態においても、受発注システムはおすすめです。取引先が多いと受発注処理が煩雑になり、業務時間の増大やミスの原因につながります。また、取引先によって発注書や納品書などのフォーマットがバラバラという状況もあり、この場合、情報を統合して管理することが難しくなります。受発注システムを導入すれば、一つのシステムで統合管理し、取引履歴を参照する際もシステムから検索をすることで、簡単に必要な情報を見つけられるため、効率化につながります。
受発注システム選びの注意点
業務フローに適した機能の確認
自社の業務フローに合致する機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。業界ごとに求められる機能が異なるため、必要な機能がそろっているか確認しましょう。例えば、食品業界では消費期限管理機能が重要になることがあります。システムベンダーに業態について詳しく説明し、必要な機能を備えているかを確認しましょう。
コストパフォーマンスの検討
導入費用や運用コストだけでなく、システムを導入することで得られる効果を考慮した評価が必要です。何か月で費用を相殺できるのかを考えるために、現状の受注業務と発注業務の所要時間を確認しておくとよいでしょう。実績のあるシステムベンダーの場合、業務削減時間を提示した事例を持っているため、事例を参考に所要時間の改善効果とシステム導入にかかる費用を照らし合わせましょう。
操作性とユーザビリティ
従業員が直感的に操作できるかどうかも、重要なポイントです。システムの操作が複雑な場合、導入後の教育コストが増加し、現場での活用が進まない可能性があります。無料トライアルやデモを活用して、実際に使いやすさを確認しましょう。
サポート体制の確認
導入後のサポート体制が充実しているかどうかを確認することも重要です。トラブル発生時に迅速に対応するサポートがあることで、安心してシステムを運用できます。サポート体制の評価には、ユーザーレビューや導入事例、資格や認証の情報を参考にするとよいでしょう。
連携性と拡張性
既存のシステムと連携できるか、将来的な拡張が可能かも考慮する必要があります。他の業務システムとの連携がスムーズに行えることで、業務全体の効率化が図れます。また、企業の成長に伴ってシステムを拡張できる柔軟性も重要です。連携や拡張はオプション料金が必要なケースも多いため、可否だけではなくいくらかかるのかも確認しておくとよいでしょう。
取引先との導入難易度
受発注システムは取引先と共有することが多いため、取引先が導入しやすいかどうかも確認する必要があります。取引先のニーズやインフラに対応できるシステムを選ぶことで、スムーズな取引が実現します。また、取引先にとって使いやすいシステムであるかどうかも重要です。使いやすいシステムであれば取引先も積極的にシステムを利用するため、双方の業務効率化につながります。事前に確認し、取引先のフィードバックを事前に収集しておくとよいでしょう。