基幹システム
販売管理システムの種類・機能・注意点・選び方
販売管理システムの基礎知識、具体的な機能、導入効果、注意点、選び方のポイントまでを網羅的に解説します。業務効率化、精度向上、状況可視化を実現する販売管理システム導入のポイントが分かります。システムの種類、機能、メリット・デメリットを理解し、自社に最適なシステム選びにお役立てください。
販売管理システムとは
販売管理システムとは、販売活動に関わる商品とお金の流れを管理するためのシステムです。商品販売における「何を・誰に・いつ・どこで・いくつ・いくらで」の情報や、代金回収日、仕入れの支払いなど見積もりから受注、出荷納品、売上計上、請求、回収に関わるさまざまな情報を管理します。お金と商品を取り扱う多くの企業で活用できるシステムです。
販売管理システムの種類
販売管理システムを大別すると、大きく2種類あります。
汎用型
さまざまな業種や業態で利用が可能な機能面での、柔軟性を持っている販売管理システムを指します。業界独自の商習慣や取引方法がない場合は、汎用型の販売管理システムの利用がおすすめです。
業務特化型
特定業種向けに特化した機能を持った販売管理システムを指します。汎用型の場合、業界独自の商習慣や取引方法に対応する場合には、システムのカスタマイズが必要になり、要件の相談が発生して導入に時間を要したりすることが考えられますが、業務特化型販売管理システムであれば、必要な機能が標準で入ったものを導入でき、希望の要件を満たしたものが短納期で導入可能です。
販売管理システムの主な機能
販売管理機能
見積もり作成や注文、納品や請求、代金回収までのお金の流れに関わる機能のことを指します。見積書や請求書などの書類発行業務や受注や売上などの履歴を管理、登録できます。
個別の機能例：見積管理、受注管理、売上管理、請求管理、入金管理
在庫管理機能
在庫の入出庫や棚卸しなどの商品の流れに関わる機能のことを指します。在庫管理により、過剰在庫を発見したり、在庫不足の売れ筋商品を発見したりでき、また複数店舗を抱える業態であれば、店舗間の連携による在庫過不足の解消ができます。
個別の機能例：出荷管理、入荷管理、棚卸管理
購買管理機能
企業活動に必要な原材料、商品、サービスなどを購入するための機能のことを指します。注文書などの書類発行業務や発注・支払いなどの履歴を管理、登録できます。
個別の機能例：発注管理、仕入管理、支払管理
販売管理システムで実現できること
業務の効率化
販売管理、在庫管理、購買管理という商品とお金に関わる業務フロー全般を一つの販売管理システムで一元管理できるようになります。これにより複数部門をまたぐような業務でも、販売管理システムの導入でデータの参照をシステムから迅速に行えるようになり、業務の効率化につながります。
業務精度の向上
紙を利用して販売管理をする場合、筆跡の癖などにより内容を読み間違え、チェック上の見逃しが発生するなどミスが発生する可能性があります。販売管理システムの導入で全てをシステム上で管理することで、注文や発注、在庫などの内容を読み違えることはなくなり、また記入箇所などがテンプレート化されることにより、チェック漏れを減らせ、業務精度の向上につながります。
業務状況の可視化
業務状況を紙で管理している場合、商品別や顧客別の確認や、全てを統合した売上状況や在庫状況を確認することが難しく、余剰在庫や在庫不足の発見、顧客ごとの取引状況や需要の把握が遅れてしまいます。販売管理システムで情報を一元管理して業務状況を可視化することにより、売れ筋商品の把握や余剰在庫の把握など、経営判断につながるようなデータとして活用できます。
販売管理システムの注意点
導入にあたり初期費用がかかる
販売管理システムは業務の根幹に関わるシステムとなるため、導入時に相応の初期費用が必要です。企業規模によって大きな負担になるため、予算に合わせて慎重に販売管理システムを選ぶ必要があります。
システムの利用に一定の知見を必要とする
販売管理システムを導入すると、導入後は社員がPCを用いて入出力の操作や、データを確認することになるため、システム利用に慣れる必要があります。そのため、選定にあたり、誰でも使いやすい画面構成や操作方法であるかの確認や、マニュアルが充実しているかどうかを見ておく必要があります。
リプレイス・データ移行の難易度が高い
販売管理システムとは、販売管理システムは顧客データや商品データ、料金データを取り扱う大規模なシステムとなるため、リプレイスやデータ移行の難易度が高く、場合によってはデータ移行ができない可能性もあります。基本的には5年以上長い期間使っていくことになるシステムになるため、販売管理システムの選定は慎重に進める必要があります。
システム障害時に業務が止まる可能性がある
業務の根幹に関わる販売管理システムでシステム障害が発生した場合、在庫管理や受注、発注ができなくなるため、その間、業務を行えなくなる可能性があります。業務上、大きな損害につながるため、障害の際に復旧に向けたサポート体制が備わっているかを確認しておく必要があります。
システムによっては業務実態に合わせたカスタマイズができない場合がある
販売管理システムはものにより、カスタマイズができない場合があります。導入を急いで後から足りない機能を追加しようという想定で選定を進めると、業務内容に最適な販売管理システムを導入できなくなる可能性があります。そのため、まずは事前に自社の業務において特別な機能が必要なのかどうかを確認し、事前に機能要件を伝える必要があります。
販売管理システムの選び際に見るべきポイント
予算に合っているか
予算に合っているかどうかを確認する必要があります。販売管理システムはカスタマイズなどの兼ね合いで費用が応相談の場合もありますが、その際は事前に想定している要件を伝え、見積もりをもらうところから進めましょう。
誰でも使えるような画面構成や操作性があるか
画面構成と操作性についても、導入前に知っておく必要があります。ベンダーに相談することで、デモ画面での操作イメージを共有や、場合によっては1週間から1カ月ほどトライアル期間を設け、実際に操作できる可能性があります。自分が使えるかだけでなく、PC操作に不慣れな社員でも使えるかどうかという観点で確認をしましょう。
導入実績があり、導入後長く利用できるか
販売管理システムは、一度導入すると長期間利用することが前提となるツールのため、5年後もサービスが問題なく運用されているかのかも重要な選定基準です。万全を期す場合は、これまでに何件の導入実績があるのか、実際に利用している会社は何年ほど利用しているのかをベンダーに確認してみましょう。
セキュリティとサポート体制が万全か
システム障害への懸念も解消しておく必要があります。セキュリティ対策が施されたシステムなのかの確認や、障害時のサポート体制がどのようなルールで組まれているのかの確認をしておきましょう。取り扱いベンダー自体のチェック方法として、PマークやISMSなどの認証を得ているかどうかを確認するというのも有効です。
実際の業務フローにマッチした機能が備わっているか
販売管理システムを導入しても、業務上必要な機能が備わっていなければ意味がありません。事前に必要機能を洗い出してベンダーに伝えることや、業種に特化した販売管理システムから探すなどが大切です。システムのトライアルを実施している場合は、実際に業務を進める想定で触ってみることで不足機能を発見するのも有効です。