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人事システムとは？種類・機能・価格・選び方を解説
本記事ではシステムを用いない人事管理の課題、企業が管理すべき人事情報例、人事システム導入によるメリットなどを説明し、人事システムの主な機能や選び方のポイントを紹介します。人事管理業務の効率化、データの一元管理、タレントマネジメントによる組織改善を検討されている方は、ぜひご覧ください。
- 人事システムとは
- システムを用いない人事管理の課題
- 企業が管理する社員の人事情報例
- 人事システムを導入するメリット
- タレントマネジメントによって組織の改善ができる
- 人事システムの主な機能
- 人事システムの選び方のポイント
人事システムとは
人事システムとは、採用や人事評価、給与計算など、社員に関する人事情報を管理し、人事業務全般を効率化するためのシステムです。人事管理システムと呼ばれることもあります。管理する情報は社員の氏名、年齢、住所、性別、入社年次、配属、給与、昇格などさまざまです。また、人事業務だけではなく、会社の備品や社内イベント、株主総会、施設管理といった総務業務を管理・効率化する機能までを有するシステムを、人事・総務システムという呼び方をする場合もあります。
システムを用いない人事管理の課題
人事管理は、従来Excelや紙で行われてきましたが、このような従来の人事管理では、人事異動、昇進、新入社員の入社といった情報の更新に時間がかかる傾向がありました。
また、人事管理にあたり社員から紙の資料の提示をお願いするような状況もあり、その際は全社員の資料を集めるだけでも多大な時間を要する状況がありました。
企業が管理する社員の人事情報例
- 基本情報：マイナンバー、氏名、生年月日、住所、性別、所属、役職など
- 労務情報：労働時間、出勤時間、退勤時間、労働日数、給与など
- 社内経歴：入社年月日、退職年月日、異動、昇格、給与変動など
- 人事評価：期ごとの目標、期ごとの実績など
- スキル管理：社外所有資格、社内表彰、社内スキルなど
人事システムを導入するメリット
人事管理業務を効率化できる
人事情報例からも分かるように、社員に関する情報というものは固有のものから経歴で日々更新されるものまで多岐にわたります。こういった情報の収集や更新を人事システムで行うことにより、更新とチェックのフローがシステム内で確立され、ミスなく効率的に人事管理業務を進められます。
人事データを一つのシステムで一元管理できる
多岐にわたる人事データを、一つのシステムで一元管理できる点も大きなメリットです。社員から情報を収集する際に紙の書類を集めるのではなく、システムに入力してもらうことで提出漏れを未然に防げますし、業務上知りたい情報があれば人事システムから簡単に参照できます。また、紙の書類を管理しなくてよくなるため、書類紛失などの心配事も少なくなり、セキュリティ強化につながります。
タレントマネジメントによって組織の改善ができる
人事システムでは、スキルや人事評価の更新や管理もできるため、タレントマネジメントの面でも効果があります。人事評価を紙やExcelで実施していた場合、時系列による変遷が確認しづらく、社員のスキルや人事評価の情報がその期だけで完結してしまい、過去の評価が活用されないといった事態が考えられます。人事システムで過去から現在までのスキルや人事評価の変遷を確認できることで、社員の成長フェーズに合わせた一貫した人事育成ができるようになり、組織の改善につながります。
人事システムの主な機能
採用管理
採用活動の情報を管理するための機能です。応募者に関する、基本情報や選考状況などを管理、更新できます。
人事評価管理
人事評価に関する社員情報を管理するための機能です。期ごとに社員の目標と実績、評価者からの人事評価を管理、更新し、昇給などを決定します。
タレントマネジメント
社員のスキルを管理するための機能です。社員それぞれが持っている経験値や資格、社内表彰といった情報や、能力や特性などの情報を管理し、社員のキャリア設計や異動の判断に役立てます。
勤怠管理
社員の勤怠管理をするための機能です。社員の出勤情報、退勤情報、出社情報、休日申請情報、有給付与情報を管理し、残業の抑制や有休消化の推進などに役立てます。
給与管理
社員の給与を管理するための機能です。給与や社会保険料、税金、年金、年末調整の情報を管理し、給与業務や年末調整業務の効率化に役立てます。
労務管理
各種社員情報や社内制度の申請・利用情報を管理するための機能です。社員情報をいつでも参照できるようになり、また社員の福利厚生の申請が簡単になり、制度が積極的に利用されるようになります。
人事システムの選び方のポイント
導入目的と機能が合っているかを確認する
人事システムが必要とする管理の要件は、多岐にわたります。そのため、まずは人事管理業務の状況を整理し、どこに課題があるのかを明確にする必要があります。例えば、採用業務のステータス管理ができていない、社員の異動や昇給といった経歴情報の整理ができていないといった内容です。人事システムの導入目的を明確にした上で、目的を満たす機能がある人事システムを選びましょう。
提供形態が自社の要件と合っているかを確認する
人事システムの導入方法は、クラウドやオンプレミスや、パッケージの中から必要な機能を組み合わせて導入するような形態など、さまざまです。導入までの期間が短い場合は、クラウドを選び、自社の業務に合わせてカスタマイズを希望する場合は、オンプレミスを選ぶなど、納期や費用の形態も変わってくるため、社内事情を考慮した人事システムを選びましょう。
サポート体制や専門知識の有無を確認する
人事システムは、働き方改革や税法改正といった法律の改正にも適応する必要があるため、ベンダーのサポート体制と専門知識の有無は重要な選定基準です。リモートワークなど、新ルールを追加する際のシステムへの反映などが考えられるため、サポート体制、専門知識の有無は契約前に確認しておきましょう。
他システムと連携が可能か確認する
既存のシステムが存在し、一部の機能だけを目的に、別の人事システムの機能を取り入れたいケースもあるかもしれません。このような状況で重要なのは、既存のシステムと連携が可能であるかどうかです。人事システム導入のメリットは、情報の一元管理でもあるため、同一のシステム上で情報を確認できるとなれば、より業務が効率化できます。事前に既存システムの情報を整理した上で、連携実績があるかベンダーに確認しましょう。
操作画面が使いやすく、画面が理解しやすいかを確認する
機能や提供形態、サポート体制、システムとの連携などの条件がマッチしていても、人事システムを実際に使う社員にとって使いやすいものでなければ意味がありません。社員にとって使いやすいものであれば、情報提出を依頼するようなシーンでのフォローを減らすことができ、利用にあたって育成コストが不要な人事システムであれば、業務効率化の効果も大きくなります。トライアルなどで実際に利用してみるなどして確認しましょう。