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労務管理システムとは？導入メリットと選び方のポイント
労務管理システムの基礎知識、導入するメリット、主な機能、料金形態、選び方のポイントまでを網羅的に解説します。法令遵守の支援、セキュリティ対策としての情報管理、業務効率化、データの一元管理、タレントマネジメントによる組織改善を実現する労務管理システム導入のポイントが分かります。労務管理システムの導入を検討中の方は、ぜひ本記事をご覧ください。
労務管理システムとは
「労務管理システム」とは、労務に関わる企業の業務を効率化するためのシステムです。具体的には社員ごとの給与や労働時間、労働条件、福利厚生、社会保険の手続き、勤怠などを一括で管理や、就業規則の作成や更新、労働環境の整備などができます。 労務管理システムは自社にサーバーなどを設置するオンプレミス型もありますが、今は、サーバー管理をシステム提供者が代替するクラウド型が主流となっています。
勤怠管理システムとの違い
労務管理システムと「勤怠管理システム」の違いは、システムの適用範囲です。労務管理というと社員の働く環境を整える労務全般の管理を指しますが、勤怠管理の場合は出退勤の時間や勤務時間、シフト作成、有給管理といった勤怠のみを整える勤怠業務のみの管理を指します。そのため、労務管理システムの数ある機能の一つとして、勤怠管理システムの機能を有しているというケースが多いです。
労務管理システムがなぜ必要なのか
法令遵守への対応
法令遵守は企業にとって重要な課題ですが、紙やExcelでの労務管理の場合、法令に抵触しているかどうかは業務実態を専門家が見て判断するしかありませんでした。労務管理システムは法令にのっとったルールで作られているため、現状の運用が法令に抵触していないかをシステムの中で判断し、適正な運用を進められます。また、法改正の対応をシステム側で実施するため、法令変更に伴う業務への影響を抑えられます。
労務管理システムを導入するメリット
労務管理システムの導入は会社運営上必要というだけではなく、日々の業務でも大きなメリットがあります。
労務管理業務を効率化できる
労務管理システムで取り扱う情報は個人情報から日々更新される勤怠情報まで、多岐にわたります。こういった情報の収集や更新を労務管理システムで行うことにより、更新とチェックのフローがシステム内で定義されているため、ミスなく効率的に人事管理業務を進められます。
労務データを一つのシステムで一元管理できる
労多岐にわたり、かつ日々変化する労務データを一つのシステムで一元管理できる点も大きなメリットです。社員から情報をもらう際にも紙の書類を集めるのではなく、システム側に入力してもらうことで提出漏れを未然に防げ、業務上知りたい情報があれば労務管理システムから参照できます。
タレントマネジメントによって組織の改善ができる
労務管理は社員にとって働きやすい職場づくりが業務のため、労務管理システムによって参照できる形で社員のデータを管理することにより、タレントマネジメントの面でも効果があります。社員の情報が分かること、組織再編といった人材配置の変更の際、労務管理システムの情報を参照することで、業務に対して適切な人材を配置できます。
労務管理システムの主な機能
入退社手続き管理機能
Web上で社員から必要情報を集め、社会保険や雇用保険の手続きのための書類や扶養控除申告書などを作成する機能です。作成と提出を労務管理システム上で完結できるため、効率的に入退社手続きを行えます。
雇用契約書の作成締結機能
雇用契約書や秘密保持誓約書の作成と締結がシステム上でできる機能です。作成だけではなく印刷や郵送、社員の同意、同意の確認手続きまで行える場合もあります。入社する人にとっても契約書への同意が簡単にできるため、手続きにかかる日数が短くなります。
Web給与明細機能
給与明細の発行と配布をWeb上で行う機能です。社員はログインをすることでパソコンやスマートフォンから給与明細を確認・印刷できます。賞与や源泉徴収などの給与に関連する明細全般に対応している場合もあります。 印刷の場合は本人への手渡しが原則のため、出張で不在の社員など含めて全員に配布する手間がありましたが、一括配布で手渡しから解放されます。
年末調整手続き機能
年末調整の書類作成と提出ができる機能です。具体的には給与支払報告書や源泉徴収票、所得税徴収高計算書、扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書など、社員がシステムに直接入力することで、手続きがシステム内で完結します。 また、紙での書類作成の場合、社員全員に手書きと印鑑での記入を求めるため、社員全員から集めるために多大な時間を要していました。 システム化することで、提出者の労力も減る上、年末調整担当者としても未提出者がシステム内で分かるため、的確なフォローが可能となり、作業を効率化できます。
マイナンバー管理機能
マイナンバーを従業員から収集し、セキュアな環境で管理する機能です。マイナンバーは、取り扱いに細心の注意が必要な個人情報のため、閲覧履歴の管理も必要です。 社員にとっては紙と比較して提出が楽になり、管理側は業務負荷を軽減しつつセキュリティ対策ができることが魅力です。
労務管理システムの料金形態
労務管理システムの料金形態はサービスによりさまざまですが、導入ハードルの低いクラウド型の場合は、初期費用が無料の場合が多いです。クラウド型の月額料金は多くの場合、1ユーザーあたりいくらというユーザー数に応じた従量課金制となっています。中には無料版を提供しているシステムもありますが、機能面での制約や、システム提供者からのサポートがないことが多いため、法人利用の場合は、有料での導入を前提に考える必要があります。また、既に会社で稼働している他サービスとの連携を前提に考える場合、連携構築などはオプションで別料金の場合もあるため、商談時に料金形態は確認をしておきましょう。
労務管理システムを選ぶ上でのポイント
導入目的と機能が合っているかを確認する
労務管理システムが必要とする管理の要件は、多岐にわたります。そのため、まずは現状の自社の労務管理業務状況を整理し、どこに課題があるのかを明確にする必要があります。例えば、入退社手続きに時間がかかる、マイナンバー管理の体制が整備されていない、人材配置の検討において参考にできる情報がないなど、課題を明確にします。労務管理システムの導入目的を明確にした上で、その機能がある労務管理システムを選びましょう。
セキュリティ対策や専門知識の有無を確認する
労務管理業務の情報は、マイナンバーをはじめ絶対に漏えいさせてはいけない個人情報のため、セキュリティ対策は万全である必要があります。セキュリティに関する認証の取得有無や、暗号化などの実際の対策方法を導入前に確認しましょう。 また、労働法対応などが問題なくできているシステムであるかどうかも重要です。どのような形で専門家と連携してシステムを作っているのかや、法改正時の対応方針などを聞いておきましょう。
料金形態を確認する
システムを導入する以上、かけられる予算に合っている料金形態かどうかの確認は必要です。初期費用の有無や月額料金の金額形態などはシステムの提供方法によってさまざまです。クラウドシステムの場合は月額料金が従量課金かどうか、従量課金の場合は1ユーザーあたりいくらか、ユーザー数が一定数を超えた場合に料金が変わるかなどを確認しましょう。また、機能によってはオプション料金がかかる場合もあるため、基本料金で対応できる機能が何であるか、必要なオプションを入れるといくらになるかも確認しましょう。
操作画面が使いやすく、画面が理解しやすいかを確認する
機能や料金、システムとの連携などの条件がマッチしていても、労務管理システムを実際に使う社員にとって使いやすいものでなければ意味がありません。社員にとって使いやすいものであれば、情報提出を依頼するような場面でフォロー無しで提出してもらえ、利用にあたって育成コストが不要な労務管理システムであれば、業務効率化の効果も大きくなります。トライアルなどで実際に利用して、使いやすさを確認しましょう。