派遣者の発注・精算業務を効率化
株式会社シー・キューブド・アイ・システムズ様 導入事例
お客さま情報
設立年月日：1994年10月13日
所在地（本社）：東京都港区三田1丁目4-28 三田国際ビル10階
従業員数：134名（平成25年度末）
URL：https://www.c3is.co.jp/
通電大手6社による出資のもと、防衛省の防空C3Iシステムをはじめ各種指揮システム等のシステム・インテグレーションおよび改善維持事業を担う株式会社シー・キューブド・アイ・システムズ。同社ではコンプライアンス上の観点と業務効率のさらなる向上のため、購買部門における新システム導入を検討。競合数社のパッケージシステムを比較検討した上でNexus HRCMの採用を決定した。導入の第一フェーズでは請負と派遣にかかわる機能を中心に開発を行い2014年4月稼働済み。続く第二フェーズでは主に購入関係の開発を進め、年度内の完全稼働を目指していく。
総務部（IT） 課長 倉持愛美 氏
総務部（購買） 西村未来 氏
この事例に関するソリューション・商品
導入前
コンプライアンス向上と業務効率化の観点から、新システムの検討へ
Nexus HRCM稼働以前、同社購買部門で使用していた旧システムを導入したのは2002年頃のこと。
「導入当時はAccessをベースに購買管理システムを構築し運営していましたが、その後購買要求についてはWeb化されるなど新システム導入前の時点ではWebシステムとAccess処理が混在している状態であり、特に問題は生じていませんが潜在的なリスクは存在していました。また業務の効率化という面でも例として、取引先とのやりとりを全て手作業で行っていたため、メール送信まで含めて手間をなくしていきたいという思いがありました。業務効率の問題だけでなく手作業ではさまざまなミスも起きかねませんし。（久保氏）」
「時代の流れもありましたね。内部統制などの観点からもしっかり対応を行っていこうと。（倉持氏）」
ほかにも財務会計・管理会計との連携や、消費税増税に伴うシステム改修が迫られた経緯もあり、2013年初頭、同社では購買部門おける新システム導入を検討するに至った。
選定のプロセス
4社のパッケージを比較。同社の業務に最もフィットしたのはNexus HRCM
新システムを検討する上で前提としてあったのは、ERPなど大掛かりなシステムではなく同社の業務の流れに沿った、最適なパッケージを選定すること。
「私たちは大企業ではありませんので機能やコスト、開発期間の条件から考えても大掛かりなものではなく、まずはパッケージで、しかも大幅なカスタマイズなどは行わずに導入できることを条件に選定を行いました。（久保氏）」
選定作業は日常の業務と並行するかたちで進め、まずはインターネット検索で会社ホームページ上にあるパッケージシステムの情報を収集。4社の商品に絞ったのち可能性を感じた会社からは直接、詳細の説明やデモを受けた。
その中の1つが日立ソリューションズ・クリエイトの派遣・請負・物品調達管理システムNexus HRCM。約半年の選定期間中、機能面を中心に細かく確認を行った結果Nexus HRCMが選んだ理由は、コンプライアンスと業務効率の向上という当初のミッションをクリアしているのはもちろんのこと、以下の２つが大きなポイントとなった。
Point1：業務フローをはじめデータや承認の流れが同社とマッチしていたこと
Point2：派遣の発注・管理がパッケージに含まれ、充実していたこと
「取引先、社内の購買部門、要求部門、関連部門…といったNexus HRCMの業務フローが当社のものに近く、その中でのデータや承認の流れも比較的私たちの業務に沿った内容でした。また派遣の発注関係がパッケージの中に取り込まれていることも大きな魅力。もともと、毎月生じる派遣者の発注・精算業務を効率化したいという思いがあったのですが、その点でNexus HRCMは比較した他社パッケージより機能が優れていました。（久保氏）」
導入時
関連部門ユーザーへの配慮も、既存システムとの連携も、細やかに
第一フェーズ稼働までの開発期間は、2013年7月頃からの約9か月間。総務部購買部門とIT部門の3名が中心となり、日立ソリューションズ・クリエイトとの間で協議を重ねながら開発は進められた。また経理などの関連部門にも要所要所で説明を行って細かな調整を行った。
「私たち購買部門にとっては必要な新システム導入であっても、その他の関連部門の方たちには使い慣れたシステムをなぜ変えるのか、という抵抗感があります。そこで重点をおいたのは、文言や操作手順について可能な限り変更のないようにすること。画面の配列が変わっても一つひとつ説明することなくユーザーが使いこなせる、そんな移行を目指しました。もちろん、予算面等の制約でパッケージの仕様として、ユーザー部門の要求を断らざるを得ないものもありました。（西村氏）」
一方、社内のシステム全体を統括するIT部門にとっては、各関連部門のインターフェースと上手に連携させることが最大のミッション。
「当社の既存システムは、日立ソリューションズ・クリエイトさん以外の会社が開発したもの。それらのシステムとの間で問題なく必要なデータのやりとりができなければなりません。また、承認フローも、別に持っていた認証システムを活用することで新たなユーザー登録を行うことなく使えるようにするなど、対応を進めました。（倉持氏）」
2014年4月、新システム稼働直後は関連部門より若干の問い合わせと改善要望があったものの、操作性などについては大きな改善要求などもなく第一フェーズの開発、移行は無事に完了した。
導入後の効果
派遣の発注で、工数が大幅に削減。人為的ミスのリスクも最小に
「新システムの稼働と同時に、派遣者の精算について大きな効率化が図れました。当社は社員約130名に対して、派遣者の割合が高めなので旧システムでは毎月50件程度の発注を手作業で行う必要があり、月の後半に業務が集中して発生していました。（久保氏）」
「過去の作業では毎月末、各派遣元に対して就業記録表を発行し圧縮して、メールに添付したうえで送信。その情報をもとに、派遣元が見積書を作成して当社へ返信。さらに私が見積書の内容を確認・精査する、というプロセスを経て発注を行っていたのですが、導入後はこれらの手間がほぼなくなりました。（西村氏）」
現在ではNexus HRCM上で作成した金額通知表の情報が派遣元へ、注文書へと自動で引き継がれるため、入力作業がほぼ自社内で完結し、工数が大幅に減った。
「取引先にも、見積書を作成する手間がなくなったと好評です。（西村氏）」
コンプライアンス上の貢献も大きい。
「従来の購買システムではWebシステムで承認してAccess処理で発注する、という処理だったため一連の流れがつながっているようで、つながっていない部分もありました。現在では承認されればその内容で自動的に注文書が発行され、取引先へ送信される。人が介在しなくなったため、金額や送信の間違いは起こりえません。この部分でのリスクは最小に抑えられたと考えています。（久保氏）」
当社への評価・今後期待すること
日立製作所を含む通電大手6社から出資を受ける同社だが、これまでは日立ソリューションズ・クリエイトとの取引がなく、ホームページ上でNexus HRCMに注目することでその存在を知ったという。
「今回が初めての発注となりましたが、定例会やメールでのやりとりの他にも頻繁に来社いただいて打ち合わせを行うなど、コミュニケーション上での違和感はありませんでしたね。（久保氏）」
そして、第一フェーズとして主に請負と派遣にかかわる部分のシステムを稼働させた現在、プロジェクトは第二のフェーズ、主に購入関係の開発へと順調に進んでいる。
「今日もつい先ほどまで、日立ソリューションズ・クリエイトさんとの打ち合わせを行っていたところです。購入関係では業務フローも含めた見直しを行いたいと考えていて、さらに一部紙の申請書を回している部分のシステム化も進め、ペーパーレスを目指す予定です。この第二フェーズの開発も年度内には終わり、間もなく当初の計画通り新しい購買システムが完全稼働しますが、来年度以降も継続して改善を進めていきたいと考えています。（久保氏）」
この事例に関するソリューション・商品
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- 本文は特定のお客さまでの事例であり、全てのお客さまについて同様の効果が得られるわけではありません。