西新サービス株式会社様 導入事例

お客さま情報

西新サービス株式会社様は、公共施設、オフィス、商業ビル、ホテルからマンションまで、 北海道から九州の、全国700箇所を越える建物・施設で快適環境を創造する総合サービスを提供しています。

導入の背景

当社が提供しているサービス（日常清掃、定期清掃、設備の定期点検）は、 小売・医療介護などで全国展開しているクライアント様を対象に行うことが多いのですが、 従来は、作業完了後に当社が作成する作業報告書に、クライアント様の拠点責任者の確認印を頂き、 その報告書を本社に送付する流れとなっていました。
その流れでは、報告書を作成する手間、スタッフごとに作成するために発生する内容のばらつき、 クライアント様にお願いする現物確認の負担、そして、作業の結果を証拠として保存できないなどの問題がありました。
それらの問題点を解決するために、報告書作成業務をエンジニアリング化し、 スタッフの報告書作成の手間やクライアント様の確認作業の負担を減らし、情報を本社でリアルタイムに管理し、 作業実績や履歴をクライアント様と共有し、タイムリーで即効性のあるシステムを構築することで、 業務効率のアップとサービスでの他社と差別化を図りたいと考えました。

導入のポイント

システム化の実現について、当初は、デジカメで撮影した写真をパソコンで取り込み報告書に添付する方向で検討していましたが、 機材の購入費用やパソコン活用に当たっての作業スタッフへの負担を考えると実現は困難かと暗礁に乗り上げていましたが、 携帯電話のカメラが利用できるのではないかと発想を変えたところ、携帯報告パッケージ『ケータイ快作！』に行き当たり、活用を検討するに至りました。

導入効果

リアルタイムに状況把握が可能

各拠点の状況がリアルタイムに把握できるので、問題の早期発見が可能になりました。
問題が発生しても、今まで以上に迅速な対応ができるようになり、お客様の満足度を向上させる仕組み作りができました。 管理者においても、リアルタイムに現場の写真付き報告書を閲覧できるので、作業が確実に行なわれていることを確認できるようになり、 作業品質も向上したと感じています。

作業スタッフやクライアント様の負担減

現場で作業スタッフが、携帯電話を使用して、簡単に写真付き報告書を作成することができるようになりました。
今まで、作業スタッフが行なっていた手書きの報告書作成や本部への郵送の手間がなくなり、作業スタッフの業務負担が大幅に改善するとともに、 クライアント様に負荷をかけていた現物確認作業もなくなりました。

報告書を自動でデータベース化（電子化）

携帯電話で作成した報告データは、電子データとして自動で蓄積されるため、従来の報告書を纏めてファイリングするなどの事務作業が削減できました。
また、電子化により、報告書の履歴検索・参照ができ、サービス改善のために活用することが可能となりました。

利用現場の風景

作業前、作業完了時の状況を写真に撮られるので、作業スタッフも緊張感を持って作業に従事しています。 写真付きの報告書を作成するので、今まで以上に作業中や作業完了時の状況を確認するようになり、作業品質が向上しました。 今までの手書きやパソコンで報告書作成を行なっていましたが、携帯電話で簡単に写真付き報告書を完成させることができるので、作業後の報告書作成業務の負担が軽減しました。

今後の展開

本社（本部）から、現場へ通達・指示を発信

現在は、現場からの作業報告という片方向で活用していますが、 将来的には、本社（本部）と現場の双方向のコミュニケーション・ツールとして活用したいと考えています。

他の事業分野（警備・保安）への展開

警備・保安業務へも適用範囲を広げるなど、 社内のエンジニアリング化に向けたテーマに則した情報システムを強化したいと考えています。

• 本事例中に記載の内容は掲載当時のものであり、変更されている可能性があります。
• 本文は特定のお客さまでの事例であり、全てのお客さまについて同様の効果が得られるわけではありません。