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株式会社 日立ソリューションズ・クリエイト

稟議/決裁業務における問題を解決!かんたん・みえる・みつかる

グループウェアのワークフローだけでは実現が出来ない、紙で行ってきた運用の電子化も、ワークフローシステム(Create!Webフロー)と文書管理システム(ラビニティシリーズ)を組み合わせれば簡単に実現出来ます。ポータルを活用することで、ユーザからは複数のソフトを利用している意識なく、スムーズに情報の集約を実現します。

Point 1

紙で運用していた稟議/決裁業務のシステム化運用へ切り替えが簡単スムーズ。ExcelやWordのフォーマットがあればより簡単に稟議ワークフローに移行できます。

Point 2

運用の流れが一目瞭然!承認ルートや進捗状況をビジュアルに表示。

Point 3

決裁完了後の案件データを文書管理システムにまとめて保管高機能検索で決裁済み案件がすぐに見つかる。

こんなケースに

  • 稟議書の記入ミスや押印場所間違えは再度の書き直しとなり大きな手間が掛っている。
  • 何カ所も回付されるので紙がぼろぼろに、他の書類に埋もれてしまうことがある。
  • 申請書類の保管コスト、検索にかかる時間がそれぞれ多い。

または…

紙による決裁ワークフローの運用で、「コストが掛っている」や「遅延/滞留が発生して最終的には紛失/破損してしまっている」などでお悩みではないでしょうか?
ドキュメントワークフローソリューションは、この悩みや課題を解決してくれるシステムと言えます。

特徴

ValueBox ワークフローソリューションでは、ワークフローシステム(Create!Webフロー)と文書管理システム(ラビニティシリーズ)と組み合わせて、「かんたん」「みえる」「みつかる」をコンセプトに、お客様の稟議/決裁業務におけるお悩みを解決します!

「かんたん」「みえる」「みつかる」ワークフローソリューション

かんたん:導入・運用がかんたんスムーズ

ユーザ、ルート、フォームの設定ツール、デザイナが充実!

ExcelやPDFの帳票フォーマットをインポートして申請用フォームを作成でき、紙で運用していた稟議/決裁業務を、システム運用へスムーズに切り替えることができます。たとえば、Excelで作成した稟議書を印刷して運用していた場合、それをそのまま取り込んでPDF入力フォームを作成でき、まさに紙で運用していた時と同じように、稟議/決済業務をWeb画面で行えます。

申請用フォーム作成

みえる:直観的な操作・進捗状況のリアルタイム確認により、業務の効率UP

わかりやすくやさしいインタフェースで、直観的な操作が可能で使い方に迷うことがありません。承認ルートや進捗状況をビジュアルに確認でき、進捗状況をリアルタイムに一目で把握できます

進捗状況の確認

みつかる:過去の案件をらくらく検索

過去案件を思いついたキーワードで検索できます。

案件名での検索はもちろん、添付ファイル中の任意文字での検索も可能。社内申請書類も申請に関わる書類も、一発で見つけ出すことができ、稟議/決裁業務の管理まで行うことができます。
ポータルシステムであるサイボウズガルーン、desknet's(デスクネッツ)、Sharepoint、その他グループウェアと決裁後の文書の格納先として文書管理システム・ラビニティシリーズとシームレスに連携するワークフローシステムです。

運用事例

仕様

Create!Webフロー
Create!Webフロー API
決裁データ出力オプション
組織情報バッチオプション
OS WindowsServer2003/2003 R2/2008/2008 R2
Red Hat Enterprise Linux 3/4/5
JDK JDK 1.4.2/1.5.0
Webサーバ Tomcat 4.1/5.5
WebSphere Application Server6.1/7.0
Oracle Application Server 10g
DB PostgreSQL 8.1/8.3
Oracle 9i/10g/11g
SQL Server 2005/2008
クライアント環境 OS Windows 2000 SP4/XP/Vista/7
PDF Viewer AdobeReader6.0以降
Webブラウザ IE6.0以降
Create!Webフロー Designer OS Windows XP SP2/Vista/7
WindowsServer2003/2003 R2/2008/2008 R2

機能一覧

ワークフロー機能 申請 申請、取戻し、代理/代行申請、再申請、別名申請、催促、ファイル添付、コメント入力
承認・決済 承認、否認、再申請請求、再承認請求、代理/代行承認、別名申請、催促、相談、ファイル添付
入力フォーム PDFフォーム、HTMLフォーム
ルート関連 ルート確認図 表示、ルート変更
通知 承認依頼/決裁メール通知、自動催促
認証 パスワードによるログイン認証
帳票デザイン機能 ユーザ管理 ユーザ管理、組織管理、組織の世代管理、一括インポート、権限設定
入力フォーム、帳票管理 PDF/HTMLフォーム作成、印影、自動採番設定
ルート管理 ルート管理、AND/OR承認グループ設定、条件分岐、申請者権限によるルート自動設定
文書管理機能 文書の基本操作 参照、Webビューア、サムネイル表示、ドラッグ&ドロップによる文書登録、属性管理、バージョン管理、 チェックイン・チェックアウトによる排他制御、直接編集、移動、コピー、削除(ごみ箱、直接削除)
バージョン管理 チェックイン・チェックアウトによる排他制御、直接編集、移動、コピー、削除(ごみ箱、直接削除)
フォルダの基本操作 参照、作成、移動、削除(ごみ箱、直接削除)、属性設定
検索 簡易検索、全文検索、属性検索、フォルダによる絞り込み検索
セキュリティ管理 アクセス権管理、監査証跡ログの取得・参照

よくある質問

Q1) ドキュメントフローで利用できるファイル形式は何種類ありますか?

PDFドキュメントを始めとして、Word、Excel、Text、HTMLなどあらゆるドキュメントが使用できます。

Q2) 申請ドキュメントが最終承認者で承認された場合に、内容を閲覧することはできますか。

はい、可能です。但し、予め管理ツールで閲覧許可を設定する必要があります。

Q3) 代理申請(本来の申請者になりすまして申請)することはできますか。

可能です。代理を依頼したユーザが代理申請者を設定することで、代理人による代理申請が可能です。

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