基幹システム

2022年「電子帳簿保存法」改正のポイント

電子帳簿保存法が改正され、2022年1月より施行されました。今回の改正は電子化、ペーパーレス化のさらなる促進、それに伴う業務負担の軽減などを目的としたものです。電子取引においては、保存要件に従った電子データの保存が義務化されることにもなる（※）ので、内容をよく理解し、早めに対策しておく必要があります。また、電子化がまだ十分でないという企業は、改正により緩和された条件で取り組むことが可能になります。
ここでは、電子帳簿保存法の改正内容や留意点などについて詳しくご紹介しましょう。
※2年間の猶予期間が設けられるため、本格的な義務化は2024年1月からです。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法（「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」）とは、帳簿や領収書、請求書などを電子データで保存することを認め、その方法、条件などを定めた法律です。
テレワークの普及も進む中、紙による保存は多くの企業にとって非効率であり、現実的でもなくなってきました。電子取引も今では当たり前のように行われています。初めて施行されたのは1998年で、当時は電子化を検討する企業の方が珍しいような状態でしたが、今ではあらゆる企業が対象になり得る法律となったともいえるでしょう。

一方で、改正前の電子帳簿保存法は、条件に適合するハードルが高く、電子化へのスムーズな移行を妨げてしまっている面もありました。電子帳簿保存法はこれまでも何度か改正されていますが、2022年1月1日に施行された改正内容は特に大規模なもので、条件が大幅に緩和されています。

電子帳簿保存法上の区分

電子帳簿保存法上の区分は、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」、そして「電子取引」に分かれています。

電子帳簿等保存：電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存すること
スキャナ保存：紙で受領・作成した書類を画像データで保存すること
電子取引：電子的に授受した取引情報をデータで保存すること

今回の改正内容も、これらの区分ごとに条件等が変更になっています。

2022年の電子帳簿保存法の改正におけるポイント

それでは、2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正ではどのような点が変更されたのでしょうか。重要なポイントを解説します。

事前承認制度の廃止

改正前、電子帳簿保存やスキャナ保存を導入する際には、税務署長などから事前承認を得なければなりませんでした。今回の改正で、令和4年1月1日以降に保存するものに関しては、事前承認が不要になります。事前承認のための手続きに時間がかかることを理由に電子帳簿保存をしていなかった企業も、電子帳簿保存を導入しやすくなりました。

スキャナ保存におけるタイムスタンプ要件の緩和

スキャナ保存をした場合、これまでは受領後3日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、今回の改正で最長約2か月と概ね7営業日以内に延長されました。

また、電子データの修正や削除を履歴に残せる、もしくは修正や削除ができないシステムを利用する場合は、タイムスタンプが不要となります。

検索要件の緩和

電子データを保存する場合、検索機能を搭載したソフトウェアを使用し、多数の項目別に検索できる状態が必須とされていましたが、今回の改正で項目が「日付」「金額」「取引先」に限定されました。また、電子データの開示を国税庁などから要求された際に、随時応じることができる場合は、検索条件の設定要件が免除されます。

ソフトウェアを導入する際の「検索機能が充実しているかどうかの確認」に大きな労力がかからなくなります。

適正事務処理要件の廃止

不正防止の観点から、電子帳簿保存に関する社内規定の整備や2名以上での対応などが要件となっていましたが、今回の改正で廃止されました。人員不足を理由に電子帳簿保存ができていなかった企業も導入しやすくなるでしょう。

優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減

一定の要件を満たした帳簿は、優良電子帳簿として扱われます。優良電子帳簿に該当する場合、事前に税務署へ届け出ることで、その優良電子帳簿上に申告漏れが生じた際の過少申告加算税が5％軽減されます。

「電子取引における電子保存の義務化」の猶予

税制調査会が中心となって翌年度の以降の税制改正をまとめた資料である「令和4年度税制改正大綱」によると、2022年1月に施行された電子取引における電子保存の義務化について、2023年12月31日まで猶予期間が設けられることになりました。

猶予の対象となるのは、電子取引における電子保存の義務化への今すぐの対応が難しい「やむを得ない事情」があると税務署長が認めるものです。

電子帳簿保存法の改正で留意すべきポイント

電子帳簿保存法は、緩和された事項が多いことからルールを把握しきれず、違反が増えることが懸念されています。また、電子取引やスキャナ保存における事前承認が廃止されたことで、不正が起きる可能性が高まるともいわれています。

そのため、今回の改正では電子帳簿保存法に違反した際の罰則も強化されました。具体的には、スキャナ保存された書類に隠ぺいや偽装などがあった際に、申告漏れに対して発生する重加算税が10％加重されます。対象は、2022年1月1日以降に法定申告期限が到来する国税です。

このように、電子帳簿保存法を守らない場合は厳しい罰則を受けることになるため、緩和されたとはいえ守るべきところはしっかり守る必要があります。法改正に合わせて電子帳簿保存に関する対策を早めに立てることが重要です。
電子的に授受する書類の扱いではワークフローや文書管理システム、インボイス制度（仕入税額控除を受けるための制度。2023年10月から導入され、電子帳簿保存法も関連する）への対応ではワークフローや販売管理、会計システムにも影響が出るでしょう。
このため、政府も推奨するリモートワーク率向上などと合わせ、働き方改革の視点から総合的にシステムの見直しを進めていく必要があります。

電子帳簿保存法に基づき、電子データやスキャンデータを適切に保存することは、結果的に業務効率化、生産性の向上につながります。今回の改正で電子データやスキャンデータの保存について準備を進めやすくなったため、この機会に必要な業務システムの導入を進めてみてはいかがでしょうか。