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電子マネーの経費精算方法は？ 法人のモバイル決済活用
近年、キャッシュレス決済が急速に普及し、個人の支払いだけでなく、企業の経費精算にも電子マネーが活用されるようになってきました。電子マネーを利用することで、経費精算の効率化や透明性の向上が期待できます。
本記事では、電子マネーの基礎知識から経費精算の方法、メリット・デメリットまで一つずつ解説していきます。
電子マネーの基礎知識
はじめに、電子マネーの基礎知識として概要から「プリペイド方式」と「ポストペイ方式」の違いについて見ていきましょう。
電子マネーとは？
電子マネーとは、ICチップやサーバー上のデータとして金銭的価値を持つ電子的な決済手段のことです。現金の代わりに利用でき、交通系ICカードや流通系電子マネー、QRコード決済などさまざまな種類が存在します。現金を持ち歩く必要がなくなり、スマートフォンやICカードだけでスピーディーな決済が可能です。
プリペイド方式とポストペイ方式
電子マネーは大きく分けて「プリペイド方式」と「ポストペイ方式」に分けられます。
- プリペイド方式：事前入金の支払い方式
- ポストペイ方式：事後決済の支払い方式
プリペイド方式は事前に入金（チャージ）した金額の範囲内で利用する方式です。代表的な例は交通系ICカードや流通系電子マネーが挙げられます。対して、ポストペイ方式はクレジットカードなどと連携させ、後日まとめて支払う方式です。
電子マネーを利用した経費精算の方法
電子マネーを利用した経費精算は、プリペイド方式とポストペイ方式で異なります。
プリペイド方式の経費精算
プリペイド方式の場合、経費処理を行うタイミングは次のとおりです。
- チャージしたタイミング
- チャージした金額を実際に利用したタイミング
例えば、交通系ICカードで出張の交通費を支払う場合、ICカードの利用履歴を確認し、出張に該当する利用分とチャージした分をそれぞれ分けて計上します。
プリペイド方式は一般的に、決済時に領収書が発行されます。
ポストペイ方式の経費精算
ポストペイ方式の場合、経費処理を行うタイミングは次のとおりです。
- 決済したタイミング
- ひもづけられた銀行口座から引き落とされたタイミング
例えば、出張に関連する飲食費をQRコード決済などで支払った場合、ひもづけられたクレジットカードの利用明細に基づいて出張に該当する利用分を経費として計上します。
ポストペイ方式は、支払ったその場で領収書が発行されないケースもあります。
経費精算システムの導入と活用
電子マネーによる決済はデータとして残る点がメリットですが、それぞれを手動で計上していては手間がかかります。そこで、経費精算システムと連携させることで、経費精算業務を効率化しましょう。経費精算システムを利用すれば、電子マネーの利用履歴データを自動で取り込み、経費申請や承認のフローを電子化することも可能です。経理担当者の作業負担が大幅に軽減できるだけでなく、社員の経費申請の手間も大幅に軽減できます。
経費の支払いに電子マネーを利用するメリット・デメリット
電子マネーを経費精算に活用するメリットとしては、次のような点が挙げられます。
- 経費精算業務の効率化
- 現金の取り扱いが減ることによる出納業務の手間軽減
- 経費の可視化、不正防止
最大のメリットは業務の効率化です。システム化することで、面倒な経費精算業務を自動的に行えるようになります。加えて、現金の取り扱いが減るため、出納業務の手間も省けます。さらに、電子データで管理できるため、経費の可視化や不正防止にも役立つでしょう。
一方で、デメリットとして次のような点が挙げられます。
- 不正利用や個人情報の流出リスク
- 運用面での課題
デメリットとしては、セキュリティ面のリスクが挙げられます。法人カードの不正利用や、個人情報の流出などに注意が必要です。また、電子マネーによる経費精算の実現のために、全ての従業員にスマートフォン・ICカードの利用を義務付ける必要があるケースが考えられます。なかには、スマートフォンやICカードを利用していない従業員もいるかもしれません。また、経費の支払い方法を統一し、申請方法も従来とは異なるものとなるため、運用方法が変更されたことでうまくいかないケースも考えられます。
さまざまなメリットがある反面、これらのデメリットに関しては課題としてしっかりと取り組むことが重要です。
電子マネーの経費精算方法を確認しておきましょう
電子マネーによる経費精算は、業務の効率化と経費の透明性向上が期待できます。プリペイド方式、ポストペイ方式それぞれの特徴を理解し、自社に合った方式を選ぶことが大切です。加えて、経費精算システムを上手に活用することで、さらなる業務効率化が期待できるでしょう。一方で、セキュリティ面のリスクにも十分注意し、適切な運用ルールを定めておく必要があります。
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