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e-文書法とは? 電子帳簿保存法との違いや押さえておくべきポイント

e-文書法とは? 電子帳簿保存法との違いや押さえておくべきポイント

e-文書法、さらには電子帳簿保存法によって、企業が扱う保存すべき文書の多くを電子化して保存できるようになっています。しかし、e-文書法は2005年に施行された法律であるにもかかわらず、その知名度は今ひとつ高くないようです。
e-文書法とはどのようなものなのか、電子帳簿保存法との違い、押さえておくべきポイントなどをご紹介します。

e-文書法とは

e-文書法とは、法人税法や会社法、商法、証券取引法などで保管が義務づけられている文書や帳簿、請求書、領収書などについて、紙媒体だけでなく電子化した文書ファイル(電磁的記録)での保存を認める法律です。電子文書法とも呼ばれています。

e-文書法は通称であり、正確には2005年4月に施行された「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の二つの法律から成り立っています。

対象となる文書は多岐にわたっています。会計帳簿、契約書、領収書、請求書、納品書、預金通帳、見積書、注文書などの財務・税金関係書類、定款、株主総会・取締役会議事録などの会社関係書類、そして貸借対照表、損益計算書といった企業決算に関わる重要書類などです。詳しくは「内閣官房 情報通信技術(IT)総合戦略室」の「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」で確認できます。

逆に対象外とされているのは、船舶に備える手引書など緊急時に即座に見読可能な状態でなくてはならないもの、免許証・許可証などの極めて現物性が高いもの、条約による制限があるものです。

実際に電子化するにあたっては法令要件を満たすことが必要となります。しかしそれさえクリアすれば、紙の書類をファイリングするといった作業をしなくてすみ、保管スペースも削減でき、電子化によって検索性を高められるという効果が得られます。e-文書法をうまく活用することで、業務効率化や経費削減を実現できるというわけです。

e-文書法の要件

e-文書法の要件は各府省の府省令などによって異なっていますが、前提として経済産業省により、次の四つの技術的基本要件が定められています。なお、電子化して保存するときに四つの要件すべてを満たすことが求められるわけではなく、「見読性」以外は対象文書の種類によって必ず満たすべき要件とはなっていません。

1.見読性

電子化されたデータがパソコンとモニター、プリンターなどを用いて明瞭な状態(解像度・階調などが適切な状態)で見られるようになっていること。必要なときに直ちに表示、または書面として出力できるようになっていることが求められます。可視性と表現されることもあります。

2.完全性

保存期間中の滅失や毀損を抑止する措置が取られていること。内容の改変や消去を防ぎ、実際にそれらが起きた場合はその事実がわかるようになっていなければなりません。また、電子署名とタイムスタンプを使用することで、原本が正しい日付で改ざんされることなくありのままに保存されていることが証明されている必要があります。

3.機密性

許可されていない人がアクセスできない文書であること。不正アクセスの抑止がなされていること。

4.検索性

必要なデータをすぐに引き出して文書を有効に活用できるよう、体系的な検索性の確保がなされていること。

e-文書法と電子帳簿保存法の違い

e-文書法より以前、1998年に施行された法律に電子帳簿保存法があります。e-文書法と電子帳簿保存法の違いは次のとおりです。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は国税庁が管轄する法律です。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」というものです。

この法律では会計帳簿や国税関係書類を電子化して保存することが認められ、その規定が定められています。当初はシステム上で電子データとして作成したデータのみが対象となっており、紙媒体をスキャンして保存することは対象外とされていました。

しかし、2005年のe-文書法の施行を受けて電子帳簿保存法は一部改正されることになります。改正後は、領収書や契約書、請求書や納品書、見積書や注文書などがスキャナでの保存が許可されるようになりました。一方で、棚卸表、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類はスキャナ保存不可となっています。

e-文書法は承認が不要、電子帳簿保存法は承認が必要

e-文書法と電子帳簿保存法の違いの一つは、電子化にあたり承認が必要かどうかです。電子帳簿保存法に則って国税関係書類を電子化する際は、税務署長などに申請して承認を受けなくてはなりません。

e-文書法対応で押さえておくべきポイント

上述したように、e-文書法における要件は取り扱う文書によって違いがあります。見読性はすべての文書に求められる要件ですが、検索性や完全性は一部の文書のみに必要とされます。また、機密性については今のところ法的根拠のある保存要件とはなっていません。

しかし、単に紙の文書をデータ化すればいいかといえば、それも違います。とくに国税関係書類は、電子帳簿保存法によって「真実性」と「可視性」が要件とされています。これはe-文書法における完全性と見読性、さらに検索性も含むものと捉えられます。文書の原本が改ざんされることなく正しいプロセスを経てデジタル化されており、また電子署名とタイムスタンプを付与したものでなくてはなりません。

e-文書法への対応によって、業務を大幅に効率化できる可能性があります。ただし、対応する際はただデータ化するだけではなく、要件を満たす必要があり、そのためのコストがかかる場合もあります。文書の電子化を考える際は、それらの点に注意して検討してください。