日本のハンコ文化が続く理由と脱却するために必要なこと

契約書などの文書をやりとりする際にハンコを押すという文化が、ここまで深く根付いているのは日本だけです。しかし最近、そのハンコ文化がテレワーク普及の足かせの一つになっているという声も聞こえてきます。日本のハンコ文化はなぜ今も続いているのか、その理由と、脱ハンコをめざす場合の方法について解説します。

1. ハンコ文化がテレワーク導入を阻む？
2. 日本でハンコ文化が続く理由
3. ハンコ文化から脱却するために何が必要か

ハンコ文化がテレワーク導入を阻む？

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、導入する企業が一気に増えたテレワーク。しかし、テレワーク（とくに在宅勤務）を継続する際に意外な障害となったのがハンコの存在だったといわれています。

理由は、見積書や請求書、契約書、あるいは社内の稟議書など各種申請書類へのハンコの押印作業のために出社しなくてはならないというケースが続出したからです。テレワークに関する各種調査の結果を見ると、「テレワーク中に出社が必要となった理由」として「押印など紙の書類を処理するため」という項目が上位を占めています。

テレワークに限らず、そもそもハンコ文化そのものが業務効率化の足かせになっていると指摘する声もあります。

紙の書類にハンコを押さなければならないというルールがあると、PCで作った書類を紙に印刷し、席の離れた相手や異なるフロアにいる相手に書類を届けるという物理的な移動の手間がかかりますし、支店などに郵送する場合は送り状の作成や宛名書きなどに時間を割かなければなりません。その後、書類の内容を確認して社内の保管庫からハンコを出して押す、といった一連の作業が必要になります。デジタルな文書を共有すればとても容易に、効率的に作業が進むはずなのに、ハンコの存在がそれを邪魔しているというのはもっともな指摘でしょう。

日本でハンコ文化が続く理由

昨今ではハンコレス化やペーパーレス化を実現する企業も出てきていますが、取引先の企業や行政機関がハンコを使っていれば、その関連業務でハンコを使わざるを得ません。

世界を見回してみると、アメリカやヨーロッパのビジネスでハンコが使われることはまずありません。ハンコが日本に伝わったのは中国からですが、現在の中国では社印は残っているものの、契約締結では欧米と同じくサインが使用されています。日本のハンコや印鑑証明書は中国を相手にした契約では必要ありません。韓国にも印鑑登録制度はありますが、全面的に廃止する動きがあり、いまだにハンコを重要視している日本は、世界から見れば稀な存在といえそうです。

日本では、手形、不動産登記申請書、商業登記申請書などの文書には印鑑が必要とされています。これらには一定の法律的根拠があります。民事訴訟法228条4項では、「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」と規定されています。このことも取引書類にハンコを押す根拠の一つとされています。

しかし、少なくとも契約書については、ハンコが押されていなからといって法律違反になるわけではありません。民事訴訟法228項4項に照らしたとしても、私法上、契約は当事者の意思の合致によって成立するというのが原則です。書面の作成とその書面への押印は、特段の定めがある場合を除いて必要な要件とはされていません。「特段の定め」がなければ、ハンコを押さなくても契約の効力に影響は生じないのです。

契約書などにハンコを押すのは、法律よりもむしろ日本の商習慣によるものです。ハンコ文化があらゆる業界・業種に浸透しているために、ハンコの廃止は難しいものになっています。中小企業ではハンコレス化・ペーパーレス化が進んでいると述べましたが、一方ではハンコを廃止する方がコスト面で負担だと感じている中小企業も存在しています。

ハンコ文化から脱却するために何が必要か

それでも時代の流れとして、ハンコ文化からの脱却は今後徐々に進んでいくものと考えられます。令和2年9月16日に発足した菅義偉内閣は、行政手続きでの押印廃止の取り組みを進める方針を打ち出しました。「脱ハンコ」は国が推進するプロジェクトの一つとなりつつあります。

では、企業が脱ハンコを実現するには何をすべきなのでしょうか。まず考えられるのは、社内の稟議や申請業務からペーパーレス化を進める方法です。稟議書、経理精算書、休暇届といった申請書の提出と承認のプロセスは、ワークフローと呼ばれるツールを使って電子化することができます。

従業員がログインして使用できるワークフローでは、本人確認のための押印は必要ありません。承認するには承認ボタンを押すだけでよく、電子印鑑すら不要です。それ以外にも印刷コストの削減、申請・承認処理の効率化、承認の進捗状況の見える化といったメリットがあり、テレワークとの相性も良好です。

契約書など外部とのやりとりで発生する文書に関しても、法的にハンコが必要なもの、取引先からペーパーレス化の同意が得られないものを除いて段階的に脱ハンコへの流れを作っていくことができるはずです。その際には電子印鑑を導入する方法も有効でしょう。電子印鑑はPDFファイルなどの電子文書に捺印可能な印鑑データです。電子印鑑には使用者が誰なのかという識別情報が保存されたものがあります。取引先の中には請求書、見積書、納品書などであれば、電子印鑑が押印された電子文書でも受け入れるというケースもあるでしょう。

ハンコ文化から脱却するには、ワークフローなどでまず社内の業務からペーパーレス化するのが先決でしょう。そして社内の意識改革に成功したら、次は電子印鑑を活用して外部の会社との契約書からもハンコをなくす活動をしていきます。そのようなプロジェクトを立ち上げて推進すれば、脱ハンコの実現に近づけるでしょう。

テレワークの普及によってより一層注目されるようになったハンコ文化からの脱却という課題。業務効率化やペーパーレス化とあわせて取り組むことを検討してみてはいかがでしょうか。

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