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勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット
従業員の正確な労働時間を把握するために欠かせない「勤怠管理システム」は、正社員以外に派遣社員やアルバイトなど、非正規雇用によって不規則に勤務する従業員の業務管理にも役立ちます。
ここでは、企業が取り入れるべき勤怠管理システムのメリット・デメリットをはじめ、導入の検討に必要な情報について解説します。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、社員やスタッフなど組織内で働くすべての従業員の勤務時間を正確に把握するためのシステムです。一人ひとりのデータを設定したあと、何時何分に出勤したか（または端末にログインしたか）をチェックし、退勤時も同様に正確な時間を打刻します。こうして従業員の勤怠情報を集計し、就業時間・就業日数・残業時間をデータ化します。休暇や残業の申請・承認、シフトの設定が行えるシステムもあり、勤怠管理業務の効率化を図ります。
システム導入後に操作方法やフォローアップが受けられるサポート付きのプランや、給与計算との連携が可能な勤怠管理システムも登場しています。さまざまなデバイス・システムと連携することで、勤怠管理に関する工数の大幅な削減が期待できます。
システム導入の注意点として、労働基準法などが改正された場合、システムの内容も改正後の法律に即した内容に変更する必要があります。ほとんどの勤怠管理システムはバージョンアップを行い対応しますが、そういったシステム変更が契約に含まれているか否かは提供元によって異なるため、必ず確認してから導入するようにしましょう。
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入すると、各自で作成した勤怠管理表などを提出してもらう必要がないため、ペーパーレス化によるコスト削減を実現できますし、そういった書類を保管しておくスペースを用意する必要もありません。
また、システムを利用することで、組織内の従業員の勤怠情報の「見える化」が可能になります。誰がどのくらい多く残業しているのかが分かりやすいので特定の従業員への負荷を減らしやすく、一人あたりの人件費の割り出しも容易になります。
一人あたりの勤怠が正確に把握できるようになると、自己申告や手書きによる不正の防止はもちろん、実際の労働時間より短く申告するサービス残業の防止にもつながります。労働時間の管理がスムーズになるので残業時間の計算もしやすくなり、労働基準法36条に基づく労使協定「36協定」で設定されている時間外労働の上限規制を遵守することにも役立ちます。
働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響などによって、オフィスと異なる場所で勤務する「テレワーク」が一般的になりました。Webやクラウドを使った勤怠管理ツールを導入することで、オフィス以外で勤務する従業員のオンとオフも見える化し、適切に労働状況を把握できるようになります。
最新の勤怠管理システムには、パソコン以外にモバイルデバイスやICカードでの打刻に対応しているものや、自分自身の勤務実績が確認できるツールも登場しており、テレワークへの対応が可能となっています。
勤怠管理システムを導入するデメリット
勤怠管理システムを導入するデメリットとしては、導入と稼働にコストがかかることが挙げられます。システムの機能が正確かつ多機能であるほどコストがかさむ傾向にあり、導入時にはいくつかのシステムを比較し、使いやすさやトータルコストをよく考えて選ぶ必要があるでしょう。
ツールにもさまざまな種類があるので、それらを比較する手間や時間もかかります。コストだけを比べるのではなく、実際の使い勝手や社内の業務に即しているかなど、自社にマッチしたものを選ばなければなりません。
最新式の勤怠管理システムであっても、組織の就業規則にマッチしない可能性もあります。独自の就業規則や勤務形態を設けている職場ではそのつどシステムを修正する必要があるため、使い勝手が悪いと感じられるかもしれません。工数のかかるシステムには費用対効果が見込めないおそれもあるため、システムの選定は慎重に行う必要があります。
勤怠管理システム導入のポイント
勤怠管理システムは自社の勤務形態・事業規模などに合うものを選ばなければなりません。修正を加えるなど手間がかかるものは効率的ではなく、また大掛かりなシステムを導入すると運用に莫大なコストがかかってしまうこともあります。業務の負担軽減など導入する目的を明確にして、メリットが引き出せるシステムを厳選しましょう。
システム導入の際には、給与計算システムとの連携やパソコン以外のデバイスからも使えるかなど、社内でどのようにシステムを使いたいかを考えたうえで、ベンダーとも十分に打ち合わせをして、検討することをおすすめします。
従来の勤怠管理は自己申告が中心でしたが、勤怠管理システムを導入すれば正確な勤怠管理が可能になります。無料トライアルが利用できるシステムや、低コストかつ月単位で利用できるサービスも登場していますので、よく比較したうえで自社に即した勤怠管理システムを導入してください。