ワークスタイル
勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット
従業員の正確な労働時間を把握するために欠かせない「勤怠管理システム」は、正社員以外に派遣社員やアルバイトなど、非正規雇用によって不規則に勤務する従業員の業務管理にも役立ちます。
ここでは、企業が取り入れるべき勤怠管理システムのメリット・デメリットをはじめ、導入の検討に必要な情報について解説します。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、社員やスタッフなど組織内で働くすべての従業員の勤務時間を正確に把握するためのシステムです。一人ひとりのデータを設定したあと、何時何分に出勤したか(または端末にログインしたか)をチェックし、退勤時も同様に正確な時間を打刻します。こうして従業員の勤怠情報を集計し、就業時間・就業日数・残業時間をデータ化します。休暇や残業の申請・承認、シフトの設定が行えるシステムもあり、勤怠管理業務の効率化を図ります。
システム導入後に操作方法やフォローアップが受けられるサポート付きのプランや、給与計算との連携が可能な勤怠管理システムも登場しています。さまざまなデバイス・システムと連携することで、勤怠管理に関する工数の大幅な削減が期待できます。
システム導入の注意点として、労働基準法などが改正された場合、システムの内容も改正後の法律に即した内容に変更する必要があります。ほとんどの勤怠管理システムはバージョンアップを行い対応しますが、そういったシステム変更が契約に含まれているか否かは提供元によって異なるため、必ず確認してから導入するようにしましょう。
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入すると、各自で作成した勤怠管理表などを提出してもらう必要がないため、ペーパーレス化によるコスト削減を実現できますし、そういった書類を保管しておくスペースを用意する必要もありません。
また、システムを利用することで、組織内の従業員の勤怠情報の「見える化」が可能になります。誰がどのくらい多く残業しているのかが分かりやすいので特定の従業員への負荷を減らしやすく、一人あたりの人件費の割り出しも容易になります。
一人あたりの勤怠が正確に把握できるようになると、自己申告や手書きによる不正の防止はもちろん、実際の労働時間より短く申告するサービス残業の防止にもつながります。労働時間の管理がスムーズになるので残業時間の計算もしやすくなり、労働基準法36条に基づく労使協定「36協定」で設定されている時間外労働の上限規制を遵守することにも役立ちます。
働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響などによって、オフィスと異なる場所で勤務する「テレワーク」が一般的になりました。Webやクラウドを使った勤怠管理ツールを導入することで、オフィス以外で勤務する従業員のオンとオフも見える化し、適切に労働状況を把握できるようになります。
最新の勤怠管理システムには、パソコン以外にモバイルデバイスやICカードでの打刻に対応しているものや、自分自身の勤務実績が確認できるツールも登場しており、テレワークへの対応が可能となっています。
勤怠管理システムを導入するデメリット
勤怠管理システムを導入するデメリットとしては、導入と稼働にコストがかかることが挙げられます。システムの機能が正確かつ多機能であるほどコストがかさむ傾向にあり、導入時にはいくつかのシステムを比較し、使いやすさやトータルコストをよく考えて選ぶ必要があるでしょう。
ツールにもさまざまな種類があるので、それらを比較する手間や時間もかかります。コストだけを比べるのではなく、実際の使い勝手や社内の業務に即しているかなど、自社にマッチしたものを選ばなければなりません。
最新式の勤怠管理システムであっても、組織の就業規則にマッチしない可能性もあります。独自の就業規則や勤務形態を設けている職場ではそのつどシステムを修正する必要があるため、使い勝手が悪いと感じられるかもしれません。工数のかかるシステムには費用対効果が見込めないおそれもあるため、システムの選定は慎重に行う必要があります。
勤怠管理システム導入のポイント
勤怠管理システムは自社の勤務形態・事業規模などに合うものを選ばなければなりません。修正を加えるなど手間がかかるものは効率的ではなく、また大掛かりなシステムを導入すると運用に莫大なコストがかかってしまうこともあります。業務の負担軽減など導入する目的を明確にして、メリットが引き出せるシステムを厳選しましょう。
システム導入の際には、給与計算システムとの連携やパソコン以外のデバイスからも使えるかなど、社内でどのようにシステムを使いたいかを考えたうえで、ベンダーとも十分に打ち合わせをして、検討することをおすすめします。
従来の勤怠管理は自己申告が中心でしたが、勤怠管理システムを導入すれば正確な勤怠管理が可能になります。無料トライアルが利用できるシステムや、低コストかつ月単位で利用できるサービスも登場していますので、よく比較したうえで自社に即した勤怠管理システムを導入してください。
あわせて読みたい
関連記事はこちら
リモートワークはデメリットが多い? 必要な対策も解説
リモートワークを試したいと考えている、あるいはそのように考えて試験的に実施したことはあるものの、自社にとってデメリットが多いことがネックとなり、完全な導入には至...
詳細はこちら
テレワークの課題と解決策とは? 企業の成功事例も紹介
新型コロナウイルス感染症の影響もあり、テレワークを導入する企業が増加しました。そして導入が進んだことで、さまざまな課題も生じています。どのような課題と解決法があ...
詳細はこちら
テレワーク導入におけるセキュリティ対策のポイント
企業がテレワークを導入する際には、セキュリティ対策が欠かせません。テレワークで問題となるセキュリティリスクとはどのようなもので、リスクを回避するには何をすれば良...
詳細はこちら
何を実現できたのか? RPA活用事例
オフィス業務における定型的な作業を自動化できるRPAに注目が集まっています。RPAで何ができるのか、RPAの概要と活用するメリット、活用事例についてご紹介してい...
詳細はこちら
RPA導入で成功するための注意点や進め方を詳しく解説
人間が行う事務作業を自動化し、サポートする夢のシステムとして紹介されることも多いRPA。しかし、その導入には慎重な準備と精細な検証作業が必要です。RPA導入を成...
詳細はこちら
休み方改革とは? 働き方改革にとどまらない政府の取り組み
2019年から施行された「働き方改革関連法」は多くの注目を集め、多くの方がご存じでしょう。そのようななか、近年同じように注目を集めている「休み方改革」については...
詳細はこちら
チームビルディングとは? 目的やメリット
仕事を進める上でチームの存在は欠かせません。一人では達成が難しい目標も、チーム一丸となって取り組むことで達成できるようになることもあり、チームとしての能力を上げ...
詳細はこちら
企業がテレワークを導入するメリット・デメリットを解説
在宅勤務など、オフィスに通勤しないスタイルの働き方が普及しつつあります。テレワークというこの新しい勤労形態は、企業と従業員に何をもたらすのでしょうか。企業がテレ...
詳細はこちら
仮想オフィス(バーチャルオフィス)の機能とは? メリット・デメリットも解説
コロナ禍で一気にテレワークが普及しましたが、テレワークにおけるデメリットも見えてくるようになりました。コミュニケーション不足や帰属意識の低下、社員の孤独感などの...
詳細はこちら
ハイブリッドワークのメリット・デメリットや導入のポイントを解説
コロナ禍でテレワークが普及し、新しい働き方として一般的なものとなりました。そんななか、注目を集めている働き方がハイブリッドワークです。ハイブリッドワークはテレワ...
詳細はこちら
テレワーク時の部下からの不満ランキング
テレワークを導入した場合、社員の多くが在宅勤務となります。在宅勤務になった場合、オフィスなどの職場での勤務と比べると、業務を行う上でどのような不満を持つことにな...
詳細はこちら
テレワーク導入に際し会社が導入・支給したものランキング
今では数多くの企業がテレワークを始めていますが、テレワークの導入に際して、企業はどのようなツール、サービスを取り入れているのでしょうか。今回は、会社が導入・支給...
詳細はこちら
【テレワーク導入事例】さまざまな企業の取り組みを紹介
ここ数年、テレワークを導入する企業が増えています。ほとんどの従業員がテレワーク制度を利用し、ワークライフバランスの充実を実現しているだけでなく、企業としての生産...
詳細はこちら
テレワーク導入企業における社員管理、勤怠管理の調査結果
テレワーク導入についてのアンケート結果から、課題や解決策を探る一連のシリーズも今回で3回目。今回は特に社員管理、勤怠管理に焦点を当てて、アンケートの結果を紹介し...
詳細はこちら
テレワーク導入における課題は何? 未導入企業の懸念と実際とは
テレワークが推進される時代にあっても、テレワークの導入に二の足を踏んでいるという企業もまだ多いものです。そこで、「テレワークの導入を妨げている要素」について、ア...
詳細はこちら
「テレワークは不可能だと思う」人が約6割〜理由別の解決方法を探る〜
テレワークという勤務形態が一般的になってきた現在ですが、テレワークを導入できずにいるという企業もまだまだ多いものです。それでは、未導入の企業にはどのような事情が...
詳細はこちら
リモートワークとは? テレワークとの違いや導入方法、メリット・デメリットを解説
リモートワーク、テレワークといった言葉を目にする機会が増えています。いま、企業がリモートワークを導入することにはどんな意味やメリットがあるのでしょうか。導入の手...
詳細はこちら
今こそ考えたい! 製造業のテレワーク【afterコロナ・withコロナ】
製造業とテレワークはあまり相性が良いとはいえず、新型コロナウイルス感染拡大に伴い、事務系など一部の部門でテレワークを行ったという製造業者でも、その後、定着に至っ...
詳細はこちら
導入準備から賢い進行方法まで解説! Web会議のやり方
世の中に徐々に浸透しつつあるWeb会議ですが、これから導入を考えているという会社も多いはずです。Web会議とはどのようなもので、どのようなメリットがあるのか、導...
詳細はこちら
隠れ残業の実態とは? 原因と企業がとるべき対策
会社には黙って仕事を持ち帰り自宅などで業務を行うことや、業務の延長線上で生じた雑務や事務的作業をプライベートでこなすことを「隠れ残業」といいます。ここでは、隠れ...
詳細はこちら
テレワークの監視は必要? 従業員のさぼりを防ぐ方法
働き方改革の推進や新型コロナウイルスの影響などで、テレワークを導入する企業が増加しています。しかし、テレワークを導入したものの従業員の作業進捗が確認しづらかった...
詳細はこちら
テレワークも進化する? 5G活用の働き方改革
5Gによってこれまで以上に高速かつ大容量通信が可能となることは自明でしょう。そしてその特性がうまく生かされると、働き方もまた変化するだろうといわれています。5G...
詳細はこちら
在宅勤務で集中できない人におすすめの対策
テレワーク・リモートワークの一種である在宅勤務が普及してくるにつれ、在宅勤務ならではの悩みを持つ人も増えてきたようです。なかでも多いのが、在宅勤務だとオフィスで...
詳細はこちら
就業規則はどうする? 企業が在宅勤務を導入する際の注意点
国が提唱する働き方改革の推進や、多様で柔軟な勤務形態を導入することで人材を確保していく必要性、さらに新型コロナウイルスの影響もあって、「在宅勤務」を導入する企業...
詳細はこちら
仕事が奪われる? AI失業は本当に起こるのか
AI(人工知能)がこのまま進歩を続け、企業への導入が進めば、やがて多くの仕事がAIに奪われる……こんな話を耳にしたことのある人は多いのではないでしょうか。AIが...
詳細はこちら
社内問い合わせ対応をチャットボットで!成功・失敗事例を紹介
社員からの社内問い合わせ対応に人的リソースを割かれているという問題に対し、AIチャットボットを導入する企業があります。AIチャットボットははたしてどのような方法...
詳細はこちら
企業のチャットボット活用における導入のポイント
チャットボットの導入によって業務効率化やユーザーとの接点増加を進める企業が増えています。そもそもチャットボットとはどのようなツールで、どのような種類があるのでし...
詳細はこちら
知っておきたい! 障がい者を支援するテクノロジー
情報化社会において、現状、障がい者が情報を入手し使いこなすための手段はまだまだ制限が多いといえます。しかしそれに対し、障がい者を支援するテクノロジーが登場してき...
詳細はこちら
サテライトオフィスとは? 企業の課題とメリット・デメリット
多様な働き方が可能となる社会の実現に向けて国や企業が動き始めている今、注目されているのが「サテライトオフィス」です。なぜサテライトオフィスが必要とされ、企業はど...
詳細はこちら
働き方改革の目的とは? 取り組む企業の課題と解決策
2019年4月から「働き方改革関連法」が順次施行されています。これに伴い、企業はそれぞれの労働の現場で、具体的に「働き方改革」を推進していくこととなりました。し...
詳細はこちら
企業の人手不足解消のカギ! 多様化する雇用制度と勤務形態
人手不足に悩む企業にとって、今、必要なのは働く環境の改善ではないでしょうか。多様な雇用制度や勤務形態を採用することが、戦力となる人材を確保、維持するための有効な...
詳細はこちら
テレワークを支えるICTとは?
時間や場所に縛られることなく、効率的に働くことができるテレワーク。この新しいワークスタイルを支えているのがICTです。ここでは、国や関係団体も支援し推進している...
詳細はこちら
テレワークの種類とそれぞれのメリット・デメリット
時間や場所にとらわれない働き方として普及が進んでいる遠隔勤務形態、テレワーク。国が推進するプロジェクト「働き方改革」の一環として各企業で実施されていますが、総務...
詳細はこちら
テレワークに向いている業務と向いていない業務とは?
時間や場所の制約を受けずに柔軟に働ける勤労形態、つまり遠隔勤務を意味するテレワークは、社員(従業員)にとって働きやすいだけでなく、経営者側にとっても人材の確保、...
詳細はこちら