ワークスタイル
リモートワークとは？ テレワークとの違いや導入方法、メリット・デメリットを解説
リモートワーク、テレワークといった言葉を目にする機会が増えています。いま、企業がリモートワークを導入することにはどんな意味やメリットがあるのでしょうか。導入の手順や導入に際して押さえておきたい注意点も含めて、解説していきます。
- リモートワークとは
- リモートワークの4つの取り入れ方
- リモートワークを導入するメリット
- リモートワークのデメリット
- リモートワークを導入する際の注意点
- リモートワークの導入方法
- リモートワークの導入事例
リモートワークとは
リモートワークとは、主に企業に雇用されている労働者が、オフィスから離れた場所で働く働き方のことです。「リモート（remote）」は遠隔・遠い・離れたという意味で、IT関連で使われる際には、離れた場所にある機器同士が通信によってつながっている状態にあることを指します。
リモートワークは、インターネットなどのITインフラが整備されていることを前提とした現代的なワークスタイル、勤務形態の一つです。場所を限定しない働き方であり、就業場所としては自宅、レンタルオフィス、コワーキングスペース、サテライトオフィスなどが挙げられます。
リモートワークとテレワークの違い
リモートワークと似た言葉に、テレワークがあります。「テレ（tele）」も離れた場所という意味を持つ言葉です。
日本テレワーク協会によれば、テレワークは「情報通信技術（ICT = Information and Communication Technology）を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」のことです。また総務省もテレワークについて、雇用型（在宅勤務、モバイルワーク、施設利用型勤務など）と自営型（SOHO、内職副業型勤務など）に分けて説明しています。
こうして見ると、リモートワークとテレワークはほぼ同じ意味を持つ言葉とも考えられそうです。しかし、テレワークは企業に雇用されている労働者だけではなく、企業に属さないSOHO（フリーランスなどの個人事業主など）や内職副業型といった自営型で働く人も含んだ形で使われたり、リモートワークは主に企業に属している社員の働き方を指す場合があったりなど、使われ方は文脈や立場の違いなどによって異なることがあります。例えばテレワークは国や自治体、大企業がよく使い、リモートワークはIT企業やベンチャー企業がよく使う、という傾向が見られることもあります。
後述しますが、企業に正規雇用されていない外部契約を結んだ人が遠隔で働く「リモート・アウトソース」という言葉もあり、リモートワークも必ずしも社員のみを対象としたものというわけでもありません。
在宅勤務との違い
在宅勤務は企業に雇用されている労働者が自宅を就業場所とする働き方です。もともと1970年代からあった働き方ですが、現在ではノートパソコンやインターネットを利用して働く形態が一般的です。
働く場所が自宅に限定されている点が、リモートワークとは異なります。つまり、リモートワークの方が広い範囲の概念で、在宅勤務はリモートワークの一種といえます。
リモートワークの4つの取り入れ方
リモートワークには、主に以下の4つの種類があります。企業がリモートワークを取り入れるときは、自社の状況に応じてこれらの中からマッチするものを選択すると良いでしょう。
フルリモートワーク
企業に属している社員が、すべての勤務時間をオフィス外の離れた場所で働くというスタイルのリモートワークです。オフィスは基本的に利用せず、ミーティングや共同作業はWeb会議システムやチャットツールなどを使って行います。
ハイブリッドリモートワーク
企業に属している社員が、週に数日はオフィスで働き、数日はオフィス以外の遠隔地で働くというスタイルのリモートワークです。現在はオフィス以外で働く日は週1、2日程度というケースが多いようです。
テンポラリーリモートワーク
単発的に、短時間のみ遠隔で業務に携わるというスタイルのリモートワークです。例えば、子育てや親の介護などの都合で一時的に出社できない人が、仕事ができる時間だけ遠隔で働く、オンラインミーティングに参加する、といったケースが該当します。
リモート・アウトソース
企業に正規雇用されていない外部の契約者が、遠隔で働くスタイルのリモートワークです。例えば、企業と契約しているフリーランスの人が、自宅や自分のオフィスで作業し、電話やメール、チャットツール、Web会議システムで連絡を取り合い、メールやファイル共有サービスで成果物を納品するといったケースが該当します。勤務時間のほとんどを遠隔で行いますが、たまに打ち合わせなどでオフィスに出向くことはあります。
また、インターネット上で不特定多数の人に作業を依頼するクラウドソーシングも広義でいえば、リモート・アウトソースの一種だといえるでしょう。
リモートワークを導入するメリット
リモートワークを導入するとどのようなメリットが得られるのかを、企業側、社員側の双方から見てみましょう。
企業のメリット
リモートワークの導入によって勤務地や就業時間の制約が少なくなれば、地域を問わず広く人材を募集し、確保できるようになります。また、子育てや介護で時間の制約のある人、何らかの理由で通勤ができない人も採用でき、人材の多様化を図れます。優秀な人材、多様な人材の確保は、生産性の向上、意識改革、新たなアイデアの創出などにつながります。
通勤時間の削減がもたらす効果も大きいはずです。交通費が削減できるだけでなく、通勤ラッシュや通勤時混雑による社員のストレスが軽減されることで、仕事の効率化にも好影響が出ると考えられます。
また、オンラインミーティングにすればミーティングルームを用意しなくてすみますし、フルリモートワークの占める率が多くなるほど、オフィスコストも削減できます。
さらに、新型コロナウイルスのような感染症が爆発的に流行した際に、感染拡大防止策としてもリモートワーク、テレワークの導入は有効だといえます。
今後はリモートワーク環境を支えるツールの拡充や、AIの活用などによる作業の自動化がさらに進んでいくでしょう。より柔軟で安全なワークスタイルを導入し活用することで、これからの時代に対応したより良い労働環境を構築できると考えられます。こうしたことが、従業員満足度の向上につながり、社員の定着度や企業イメージの向上に大きく貢献することもあるでしょう。
社員のメリット
ワークライフバランスを維持して働ける、そのための環境が整えられるというのがまず挙げられるメリットです。リモートワークが定着すれば、通勤する必要がなくなり、時間や場所の制約からもある程度解放されます。そのおかげで趣味や心身のリフレッシュなど、プライベートな生活との快適なバランスを取りながら、仕事に向き合える人が増えていくでしょう。
育児や介護をしながらでも仕事を続けやすくなるのもまた、見逃せないメリットです。他地域に引っ越すことになった場合でも、フルリモートワークであれば仕事を続けられます。東京で就職した地方出身者が故郷の実家に戻り、子育てと親の介護をしながらリモートワークで働くといった選択も可能になるはずです。
リモートワークのデメリット
一方、リモートワークを導入することで、どのようなデメリットがあるのでしょうか。
企業のデメリット
リモートワークによって社員が自宅やレンタルオフィス、あるいはカフェなどのパブリックな場所で作業をするようになると、それだけ情報漏えいのリスクが高くなります。不注意による端末やUSBメモリなどの紛失、画面の覗き見、Wi-Fiや有線LANの通信傍受、さらにサイバー攻撃によるリスクも増すことが考えられます。
社員の勤怠管理や人事評価が難しくなるというのもデメリットです。上司は部下がしっかりと業務をこなしているか、サボっていないかも把握しづらくなり、マネジメントに苦労するかもしれません。勤務態度や普段の仕事ぶりがわかりづらくなるとこれまでのような評価ができないという側面もあるでしょう。
社員のデメリット
リモートワークを行う社員側のデメリットとしては、社員同士や上司とのコミュニケーションがとりづらくなるというものがあります。Web会議ツールやメール、チャットツールなどを使えばコミュニケーションはできるものの、オフィス空間を共有しているときのようなちょっとした雑談や打ち合わせが気軽にできたときとは、感覚が異なるかもしれません。そのため仕事を円滑に進めづらい、孤独感を覚えるということにもつながるかもしれません。
リモートワークを導入する際の注意点
上記のデメリットを踏まえて、リモートワークを導入する際に企業が注意すべきポイントを考えてみましょう。
まず必要なのは、社員の適切な勤怠管理、人事評価のためのシステム作りです。リモートワークでは社員の管理を直接行うことができないため、勤怠管理ツールなどの導入が必要になります。人事評価においては、勤務態度などよりも成果物への評価を重視するようなシステムを構築するのが一般的です。こうしたやり方が自社の業務内容や文化とマッチするかを考える必要があるでしょう。
リモートワークに適合したセキュリティ対策も求められます。一般的には会社支給の端末のみを使用、社員の私物のPCやスマートフォンなどでの作業禁止、公衆Wi-Fiの使用禁止、セキュリティソフト導入と定義ファイル更新の義務化、添付ファイルの暗号化などの徹底、といった対策が考えられます。また使用するITツールやサービスに関しても、セキュリティに信頼の置けるものを選択しなければなりません。
さらに高度なセキュリティ環境を整えたい場合は、VPN（Virtual Private Network）接続や、仮想デスクトップ方式など、安全性を高められる技術の導入を検討すると良いでしょう。
コミュニケーションの問題は工夫が必要でしょう。Web会議ツールを利用して朝礼を行う企業も増えています。オフィス勤務時にしていた雑談のような「ゆるいコミュニケーション」がリモートワーク時にもできるよう考えられたツールも登場しています。自宅以外に、サテライトオフィスやコワーキングスペースを活用することが解決策になることもあります。
リモートワークの導入方法
リモートワークの導入には、まず導入目的・目標の明確化が必要です。何のためにリモートワークを導入し、どのような効果を得たいのか、どんな問題点を解決するのかを検討し、導入計画を策定しましょう。
実際に導入するにあたっては、勤怠管理と人事評価システムの見直し、リモートワークの運用ルールの策定、就業規則の改定、Web会議システムなどのツールの選定と導入、セキュアな環境の整備……などを進めていきます。最初は試験的に一部の社員を対象に導入し、状況を確認しながら対象範囲を拡大していくというやり方が無難です。
導入後は定期的に社員へのヒアリング調査やアンケートを実施し、また成果物の評価や売上高の変化についても調べて検証を行いましょう。それらを通じて課題を抽出し、改善を加えていきます。とくに導入当初は必ずいくつか課題や問題点が見つかるはずなので、柔軟に対応できる体制を整えておくことが重要です。
リモートワークの導入事例
最後に、リモートワークの導入事例をご紹介します。
段階的にリモートワークへと移行
菓子メーカーであるA社は以前よりオフィス内に従業員の固定席を設けないフリーアドレス制を採用。その後、モバイルワーク、リモートワークと順次導入し、新型コロナウイルス感染拡大を契機として本社で働く全社員を原則、在宅勤務へと移行。チーム内でWeb会議ツールをつなぎっぱなしにする時間を設けるなど、上司と部下の会話時間を確保。労働の量ではなく質で評価する独自の賃金制度を作り上げているのも特徴です。
個人情報を守るセキュアな環境を整備
生命保険会社のB社でも業務効率化を進めるために2015年頃から働き方改革の一環としてリモートワークを導入しています。秘匿性の高い個人情報を多く扱うため、VPN接続を必須とし、在宅勤務用シンクライアント端末を配布するなどセキュアな環境を整備。Web会議、音声通話、緊急時の社員の安否確認など業務を円滑に進めるためのツールやサービスも積極的に活用。柔軟な働き方を可能にするため全国にサテライトオフィスも設置しています。
仮想オフィスツール活用で物理オフィス撤廃
Webアプリケーションの受託開発などを行っているC社はオフィスを撤廃し、全社員が在宅勤務によるリモートで仕事をしています。代わりに常時チームメンバーの様子がわかり、話しかけたいときにはワンクリックで話ができる仮想オフィスツールを活用。また営業で来客対応などが必要なときは、社員が自由に使える住居用マンションをワークプレイスとして利用。飲み会やランチ会、ハッカソンなどもリモートで行っています。
リモートワークにはさまざまなメリットがあり、これからの働き方の主流になっていく可能性があります。注意点について十分に配慮しながら、メリットを最大限に活かせるよう計画を立て、導入を進めましょう。
- 本記事は、2020年7月14日に公開しました「リモートワークとは？ 導入の手順や注意点も紹介」の内容を更新し、公開しています。