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リモートワークとは? 導入の手順や注意点も紹介

リモートワークとは? 導入の手順や注意点も紹介

リモートワーク、テレワークといった言葉を目にする機会が増えています。いま、企業がリモートワークを導入することにはどんな意味やメリットがあるのでしょうか。導入の手順や導入に際して押さえておきたい注意点も含めて、解説していきます。

リモートワークとは

リモートワークとは、主に企業に雇用されている労働者が、オフィスから離れた場所で働く働き方のことです。「リモート(remote)」は遠隔・遠い・離れたという意味で、IT関連で使われる際には、離れた場所にある機器同士が通信によってつながっている状態にあることを指します。

リモートワークは、インターネットなどのITインフラが整備されていることを前提とした現代的なワークスタイル、勤務形態の一つです。場所を限定しない働き方であり、就業場所としては自宅、レンタルオフィス、コワーキングスペース、サテライトオフィスなどが挙げられます。

テレワークとの違い

リモートワークと似た言葉に、テレワークがあります。「テレ(tele)」も離れた場所という意味を持つ言葉です。

日本テレワーク協会によれば、テレワークは「情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」のことです。また総務省もテレワークについて、雇用型(在宅勤務、モバイルワーク、施設利用型勤務など)と自営型(SOHO、内職副業型勤務など)に分けて説明しています。

こうして見ると、リモートワークとテレワークはほぼ同じ意味を持つ言葉とも考えられそうです。
しかし、テレワークは企業に雇用されている労働者だけではなく、企業に属さないSOHO(フリーランスなどの個人事業主など)や内職副業型といった自営型で働く人も含んだ形で使われたり、リモートワークは主に企業に属している社員の働き方を指す場合があったりなど、使われ方は文脈によって、立場の違いなどによって異なることがあります。例えばテレワークは国や自治体、大企業がよく使い、リモートワークはIT企業やベンチャー企業がよく使う、という傾向が見られることもあります。

後述しますが、企業に正規雇用されていない外部契約を結んだ人が遠隔で働く「リモート・アウトソース」という言葉もあり、リモートワークも必ずしも社員のみを対象としたものというわけでもありません。

在宅勤務との違い

在宅勤務は企業に雇用されている労働者が自宅を就業場所とする働き方です。もともと1970年代からあった働き方ですが、現在ではノートパソコンやインターネットを利用して働く形態が一般的です。

働く場所が自宅に限定されている点がリモートワークとは、異なります。つまり、リモートワークの方が広い範囲の概念で、在宅勤務はリモートワークの一種といえます。

リモートワークの4つの取り入れ方

リモートワークには、主に以下の4つの種類があります。企業がリモートワークを取り入れるときは、自社の状況に応じてこれらの中からマッチするものを選択すると良いでしょう。

フルリモートワーク

企業に属している社員が、すべての勤務時間をオフィス外の離れた場所で働くというスタイルのリモートワークです。オフィスは基本的に利用せず、ミーティングや共同作業はWeb会議システムやチャットツールなどを使って行います。

ハイブリッドリモートワーク

企業に属している社員が、週に数日はオフィスで働き、数日はオフィス以外の遠隔地で働くというスタイルのリモートワークです。現在はオフィス以外で働く日は週1、2日程度というケースが多いようです。

テンポラリーリモートワーク

単発的に、短時間のみ遠隔で業務に携わるというスタイルのリモートワークです。たとえば子育てや親の介護などの都合で一時的に出社できない人が、仕事ができる時間だけ遠隔で働く、オンラインミーティングに参加する、といったケースが該当します。

リモート・アウトソース

企業に正規雇用されていない外部の契約者が、遠隔で働くスタイルのリモートワークです。たとえば企業と契約しているフリーランスの人が、自宅や自分のオフィスで作業し、電話やメール、チャットツール、Web会議システムで連絡を取り合い、メールやファイル共用サービスで成果物を納品するといったケースが該当します。勤務時間のほとんどを遠隔で行いますが、たまに打ち合わせなどでオフィスに出向くことはあります。

また、インターネット上で不特定多数の人に作業を依頼するクラウドソーシングも広義でいえば、リモート・アウトソースの一種だといえるでしょう。

リモートワークを導入するメリット

リモートワークを導入するとどのようなメリットが得られるのかを、企業側、社員側の双方から見てみましょう。

企業のメリット

リモートワークの導入によって勤務地や就業時間の制約が少なくなれば、地域を問わず広く人材を募集し、人材を確保できるようになります。また、子育てや介護で時間の制約のある人、何らかの理由で通勤ができない人も採用でき、人材の多様化を図れます。優秀な人材、多様な人材の確保は、生産性の向上、意識改革、新たなアイデアの創出などにつながります。

通勤時間の削減がもたらす効果も大きいはずです。交通費が削減できるだけでなく、通勤ラッシュや通勤時混雑による社員のストレスが軽減されることで、仕事の効率化にも好影響が出ると考えられます。

また、オンラインミーティングにすればミーティングルームを用意しなくてすみますし、フルリモートワークの占める率が多くなるほど、オフィスコストも削減できます。

さらに、新型コロナウイルスのような感染症が爆発的に流行した際に、感染拡大防止策としてもリモートワーク、テレワークの導入は有効だといえます。

今後はリモートワーク環境を支えるツールの拡充や、AIの活用などによる作業の自動化がさらに進んでいくでしょう。より柔軟で安全なワークスタイルを導入し活用することで、これからの時代に対応した働く環境を構築できると考えられます。こうしたことによる従業員満足度の向上は、社員の定着度や企業イメージの向上に大きく貢献するでしょう。

社員のメリット

ワークライフバランスを維持して働ける、そのための環境が整えられるというのがまず挙げられるメリットです。リモートワークが定着すれば、通勤する必要がなくなり、時間や場所の制約からもある程度解放されます。そのおかげで趣味や心身のリフレッシュなど、プライベートな生活との快適なバランスを取りながら、仕事に向き合える人が増えていくでしょう。

育児や介護をしながらでも仕事を続けやすくなるのもまた、見逃せないメリットです。他地域に引っ越すことになった場合でも、フルリモートワークであれば仕事を続けられます。東京で就職した地方出身者が故郷の実家に戻り、子育てと親の介護をしながらリモートワークで働くといった選択も可能になるはずです。

リモートワークを導入する際の注意点

リモートワークを導入する際、企業が注意しなければならないポイントもいくつかあります。

まず、社員の適切な勤怠管理、人事評価のためのシステム作りをしなければなりません。リモートワークでは社員の管理を直接行うことができないため、勤怠管理ツールなどの導入が必要になります。人事評価においては、勤務態度などよりも成果物への評価を重視するようなシステムを構築するのが一般的です。こうしたやり方が自社の業務内容や文化とマッチするかを考える必要があるでしょう。

社員同士のコミュニケーションが取りにくくなるという懸念材料もあります。チャットツールなどを使えばある程度、コミュニケーションの問題は解消できますが、直接、顔を合わせて話すのとは違うという感覚、意見を持つ人も少なくありません。また離れた場所で1人だけで作業をすることに孤独感を覚える人、1人だと仕事へのモチベーションが低下するという人もいます。

こうした問題に対しては、リモートワークを定着させていく途上で、社員への丁寧なヒアリングを実施しながら、一つ一つ解決策を見出していくことになるでしょう。自宅以外に、サテライトオフィスやコワーキングスペースを活用することが解決策になることもあります。

加えて、リモートワークならではのセキュリティ対策にも十分な配慮が求められます。一般的には会社支給の端末のみを使用、社員の私物のPCやスマートフォンなどでの作業禁止、公衆Wi-Fiの使用禁止、セキュリティソフト導入と定義ファイル更新の義務化、添付ファイルの暗号化などの徹底、といった対策が考えられます。またWeb会議システム、チャットツール、グループウェア、勤怠管理ツール、クラウドサービスなどもセキュリティに信頼の置けるものを選択しなければなりません。

さらに高度なセキュリティ環境を整えたい場合は、VPN (Virtual Private Network)接続や、仮想デスクトップ方式など、安全性を高められる技術の導入を検討すると良いでしょう。

リモートワーク導入の手順

リモートワークの導入には、まず導入目的・目標の明確化が必要です。何のためにリモートワークを導入し、どのような効果を得たいのか、どんな問題点を解決するのかを検討し、導入計画を策定しましょう。

実際に導入するにあたっては、勤怠管理と人事評価システムの見直し、リモートワークの運用ルールの策定、就業規則の改定、Web会議システムなどのツールの選定と導入、セキュアな環境の整備……などを進めていきます。最初は試験的に一部の社員を対象に導入し、状況を確認しながら対象範囲を拡大していくというやり方が無難です。

導入後は定期的に社員へのヒアリング調査やアンケートを実施し、また成果物の評価や売上高の変化についても調べて検証を行いましょう。それらを通じて課題を抽出し、改善を加えていきます。とくに導入当初は必ずいくつか課題や問題点が見つかるはずなので、柔軟に対応できる体制を整えておくことが重要です。

リモートワークにはさまざまなメリットがあり、これからの働き方の主流になっていく可能性があります。注意点について十分に配慮しながら、メリットを最大限に活かせるよう計画を立て、導入を進めましょう。