ワークスタイル
テレワークの監視は必要？ 従業員のさぼりを防ぐ方法
働き方改革の推進や新型コロナウイルスの影響などで、テレワークを導入する企業が増加しています。しかし、テレワークを導入したものの従業員の作業進捗が確認しづらかったり、コミュニケーションが取りづらかったりといった問題を抱える企業も少なくありません。また、そういった環境での勤務は従業員のさぼりにつながる可能性もあります。このような問題の解決策の一つに「監視ツール」の利用が挙げられます。ここでは、従業員がテレワークにおいて気が緩んでしまったり、さぼってしまったりしないようにするための方法について説明します。
テレワークで従業員がさぼる？
オフィスに出勤せずに働く方法の一つに「テレワーク」があります。出勤時間やオフィススペースの削減、緊急事態時の対策として使えるなど、社員側にも企業側にもメリットのある働き方といえます。しかし、テレワークを導入すると社員同士が物理的に目の届く範囲で勤務しないため、従業員がさぼってしまう可能性があります。また、実際に従業員がさぼっていても気づくことが難しいこともテレワークの問題といえます。
一方、同様の理由で従業員が過度に働き過ぎていることにも気づけない可能性があります。上司が気づかないうちに部下が働き過ぎて、心身ともに疲弊し、仕事に影響が出たり、健康を害したりしてしまうことも問題です。そういったテレワークの、目が届かない、働き方の実態が不透明といった問題の解決策の一つが「監視」による仕事の管理方法です。
テレワークで監視を行うメリット・デメリット
では、テレワークで監視を行う際にどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。メリットとしては、次のようなものがあげられます。
メリット
監視と聞くと、何だか見張られているようで良い気がしない人もいるかもしれません。しかし、監視ツールを使うことで仕事している時間を記録できるため、厳密な勤怠管理が可能になります。さぼっていると疑う必要がなくなりますし、隠れ残業・サービス残業の防止にもつながるといったメリットがあります。
また、社内のネットワーク環境であればセキュリティ対策が整備されていますが、テレワークによって自宅で作業するとなると、情報漏えいやマルウェア感染などのリスクが高くなるでしょう。この懸念をできるだけ軽減することにも監視ツールは有効です。監視ツールによって外部サービスの利用ルールを管理し、情報漏えいにつながるサービスの利用を禁止することができます。
デメリット
会社に監視されていると思うと、いつも以上に神経質になり、ストレスを感じてしまう可能性があります。例えば、監視を意識し過ぎて、リフレッシュのための短い休憩をとることもためらってしまう従業員もいます。
また、会社から信用されていない気がして不信感を募らせてしまうこともあります。監視によるストレスを過度に感じてしまうと、かえって生産性が落ちてしまう可能性も考えられます。従業員の生産性に影響はないか、メンタル面なども考慮した上で導入を検討することが重要です。
テレワークを監視するツール
テレワークを監視するツールにはさまざまなタイプがあります。PC画面のキャプチャを自動的に取得するツールやカメラで本人がPC前にいるかどうか確認し、離席状況の記録を残すツール、モバイル閉域網によるログ監視ツールといったものが代表的なツールです。
PC画面のキャプチャを自動的に取得するツールでは、テレワークを行う従業員が業務開始時と終了時にボタンをクリックするだけで、勤務時間を管理してくれます。従業員が勤務している間はPC画面がランダムで撮影され、上司にその画像が送信される仕組みも備わっています。そのため上司は、従業員がちゃんと働いているか、業務とは関係のない画面を見ていないかなどを確認できます。
テレワークで監視をせずに従業員のさぼりを防ぐ方法
監視ツールは従業員の生産性を維持し、セキュリティ対策にも有効ではありますが、その分コストがかさみますし、社員の理解を得るのにも手間がかかります。では、監視ツールを使わずにさぼりを防ぐにはどのようにすればよいのでしょうか。
さぼりを防ぐポイントとして重要なのが「社員同士の信頼感・コミュニケーション」です。テレワークになると、従業員間で直接顔を合わせて話す機会は少なくなり、お互いの仕事の進捗などが不透明になりやすいといえます。こういった問題を解消するために、チャットツールやWeb会議ツールの導入が効果的です。リアルタイムでコミュニケーションの活性化を促すことで業務の連携が円滑になり、さぼりたいという気持ちを抑制できる可能性があります。業務報告日を定期的に設けたり、コミュニケーションの取り方を決めておいたりすると、よりスムーズにコミュニケーションが取れ、従業員間の信頼を生み出すことができるでしょう。
ただしこれも、やり過ぎは厳禁です。勤務時間外にも連絡をしたり、コミュニケーションの頻度が高過ぎたりといったことは避けるよう注意が必要です。
テレワークでコミュニケーションが不足したり、作業進捗管理がうまくいかなかったりすることが、従業員のさぼりにつながってしまうのではないかと不安に思う上司は多くいます。テレワークの監視ツールの導入は、さぼりたいという気持ちの抑制やセキュリティ対策の効果が見込めますが、従業員への負担となる可能性もあります。監視以外の方法も含めて、自社に適した方法を検討しましょう。