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働き方改革 導入準備から賢い進行方法まで解説! Web会議のやり方

導入準備から賢い進行方法まで解説! Web会議のやり方

世の中に徐々に浸透しつつあるWeb会議ですが、これから導入を考えているという会社も多いはずです。Web会議とはどのようなもので、どのようなメリットがあるのか、導入準備や会議の始め方、賢い進行方法まで、Web会議のやり方について解説します。

Web会議とは

Web会議とは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末を使い、インターネットを通じてオンラインツールで映像・音声のやりとり、資料の画面共有などをしながら、遠隔地にいる人と会議やミーティングができる仕組みのことです。

Web会議に似た遠隔会議システムに、テレビ会議、電話会議、テレカンなどがあります。それぞれの違いは次のとおりです。

テレビ会議

ビデオ会議とも呼ばれます。リモコン付きカメラとマイクスピーカーを搭載したコンソールなど専用の機器を会議室などに設置し、専用回線を使って接続する遠隔会議システムです。Web会議よりも映像や音声の品質が高く回線も安定していますが、設置作業や工事が必要で、導入コストも高くなります。

電話会議

音声会議、オーディオ会議とも呼ばれます。複数人が音声のみでコミュニケーションできる遠隔会議システムで、映像は共有されません。固定電話や携帯電話を使用するのが一般的で、インターネット環境がない場所でも利用できますし、パソコンやタブレットなどの端末も必要ありません。

テレカン

テレカンファレンス(teleconference、遠隔会議)の略語として使われることが多いでしょう。企業によっては電話会議(telephone conference)、テレビ会議(television conference)の略語として使うこともあるようです。

テレカンファレンスの意味で使われる場合は、テレビ会議や電話会議、Web会議などを含む総称と考えればわかりやすいでしょう。

Web会議のメリット

Web会議の最大の特長は、端末とインターネット環境さえあれば、遠く離れた場所にいる人と画面越しにコミュニケーションができることです。そのため会議に参加するための移動時間やコストを削減できます。全国各地に拠点を持つ会社や海外進出している会社にとっては非常に便利な点でしょう。

地震などの緊急事態が発生したときのBCP対策としても、Web会議は役立ちます。新型コロナウイルス感染症拡大でリモートワーク(テレワーク)の機会が増えてからは、とくに広く利用されるようになりました。低コストで簡単に導入できるのもWeb会議が受け入れられた理由でしょう。

また、Web会議が普及するにつれて、オンラインセミナー(ウェビナー)、オンライン研修、Web面接、オンライン商談など活用範囲が広がっているのも見逃せないポイントです。

Web会議の導入準備

Web会議を導入するなら、まずインターネットに接続できる環境があることが大前提です。

端末は外出先からアクセスする以外の場面では、パソコンを使うのが一般的です。ノートパソコンなら最初からスピーカー(イヤホン)、マイク、Webカメラが搭載されている機種を用意するのが簡単です。デスクトップパソコンではそれぞれ用意することになるでしょう。イヤホンとマイクが一体化したヘッドセット、スピーカーとマイクが一体化したマイクスピーカー(会議室などで使用するのに便利)もよく使われます。

ハードウェア以外には、Web会議システムと呼ばれるアプリケーションが必要です。Web会議システムには無料のものと有料のものがあり、多くの場合、無料版を使用して気に入れば機能の優れた有料版にアップグレードするといった導入の仕方ができます。

Web会議のやり方

使用するWeb会議システムによってもやり方は変わりますが、一般的な会議の始め方は以下のような流れになります。

ホスト(主催者)が会議を設定

Web会議システムを立ち上げて「新規ミーティング」などのメニューを選ぶと、すぐにでも会議を始められます。ホストは参加者を選んで招待することができ、その際は招待用のURLを発行して、参加者にメールやチャットで知らせます。

すぐに会議を始めるのではなく、会議の日時を決めて参加者に知らせることもできます。その場合は指定した日時の間だけ有効なURLが発行されます。参加者とそのURLを共有しておけば、その日時になったときに会議に参加できるようになります。

URLをクリックして会議に参加

参加者は知らされたURLをクリックすれば、パソコンの場合はブラウザが立ち上がって会議に参加できます。もしくは専用のアプリをインストールして使用するWeb会議システムもあります。スマートフォンやタブレットでは、専用アプリのインストールが必須となる場合がほとんどです。

Web会議の賢い進行方法

最後に、Web会議をスムーズに進行させるためのポイントを挙げてみます。

ファシリテーターを選定する

人数が多い会議には進行役となるファシリテーターが必須です。ファシリテーターは時間の配分を考えつつ、アジェンダ(議題)に沿った議事進行をしていきます。発言者が偏りすぎていないか、発言のきっかけがつかめずにいる人がいないかなどに気を配ることも重要です。

資料を事前に配布

資料やアジェンダは画面共有で見せることもできますが、それぞれが見たい個所を確認できるように参加者の手元にあったほうが間違いなく便利です。事前確認もできるように、メールなどで配布しておきましょう。

余裕を持って接続確認をしておく

Web会議の時間になったのに機器の不調などで接続できない参加者がいるとそれだけで進行が遅れます。指定日時の前にテストミーティング用のページなどに接続し、映像、音声が送受信できるか確認しておきましょう。

チェックインタイムを設ける

会議開始時間とは別に、会議前にフリートークができるチェックインタイムを設けておくと、場を温められます。テストを兼ねて参加者全員に一言ずつ言葉を発してもらうのも良いでしょう。参加者が発言しやすい状態になるのがメリットです。

画面共有機能などを活用

Web会議システムには画面共有、ホワイトボード、チャットなどの機能が付いていることが多いので、必要に応じて積極的に活用しましょう。参加者が操作に困っているときに便利なリモートコントロール機能が備わっているWeb会議システムもあります。

リモートワークの普及などに伴い、Web会議は今後、ビジネスに必須なシステムの一つになっていくでしょう。積極的にWeb会議を導入し、賢く活用していきましょう。