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就業規則はどうする? 企業が在宅勤務を導入する際の注意点

就業規則はどうする? 企業が在宅勤務を導入する際の注意点

国が提唱する働き方改革の推進や、多様で柔軟な勤務形態を導入することで人材を確保していく必要性、さらに新型コロナウイルスの影響もあって、「在宅勤務」を導入する企業が急増しています。しかし、在宅勤務導入に際しては、働く側はもちろん、企業側もこれまでとは考え方を変えなければならない点が多々あります。企業が在宅勤務を導入する際の注意点について解説していきます。

在宅勤務とは

在宅勤務とは、オフィスに出勤せず、自宅で働く勤務形態のことです。自宅のインターネット環境、パソコンとウェブカメラ、オンライン会議ソフト、チャットツール、勤怠管理ツールなどを使って仕事を進めていく働き方が一般的です。

在宅勤務に似た言葉にテレワークやリモートワークがあります。テレワークとリモートワークはいずれも在宅勤務を含む、オフィスから離れた場所で働く勤務形態です。在宅勤務以外にはモバイルワーク型や施設利用型などの働き方もテレワーク、リモートワークの一種です。

テレワークとリモートワークはほぼ同じ意味です。ただ、テレワークは国や自治体、大企業がよく使う用語、リモートワークはIT企業やベンチャー企業がよく使うという傾向があります。在宅勤務は自宅でテレワークまたはリモートワークを行う勤務形態です。

企業が在宅勤務を取り入れるメリット

少子高齢化の進行によって日本の生産年齢人口は減少し続けています。労働力不足は今後深刻さを増し、一方で共働き世帯が主流となって、家事、育児、介護をしながら働く人がますます増えていくでしょう。在宅勤務はそうした状況のなか、個々の事情に応じた多様な働き方の一つとなっていくと考えられています。そのため、在宅勤務を積極的に取り入れる企業には人材も集まるようになることが期待できるでしょう。

国や自治体もテレワークや在宅勤務の導入促進に力を注いでいます。テレワーク導入に関するコンサルティングやセミナーの開催、さらにはテレワーク導入に活用できる助成金もあります。

また、新型コロナウイルス感染拡大防止のため、多くの企業が急遽、在宅勤務を行うようになりました。在宅勤務を経験した人からは「毎日出勤しなくても、在宅勤務で問題なく仕事ができることがわかった」「通勤のストレスがなくなった」「ワークライフバランスを実現しやすい」など、在宅勤務の継続を望む声が聞かれました。

通勤がなくなるという点は、企業側のメリットにもつながります。そのぶん交通費を削減できるためです。ベンチャー企業などでは全面的に在宅勤務を採用し、オフィスを借りるのもやめて、必要なときはコワーキングスペースに集まるといった方式を選んだ会社もあります。そうなればオフィス賃貸料も削減できます。部分的な在宅勤務導入でも、オフィススペースに必要な経費をある程度圧縮できるでしょう。

企業が在宅勤務を取り入れる際の注意点

在宅勤務を導入する場合は、まず就業規則を見直す必要があります。現状の就業規則に在宅勤務についての規定がなければ、新たに項目を作成する必要があります。加えて、常時10人以上の従業員を使用している事業所が就業規則を変更(作成)したときは、従業員の過半数を代表する者からの意見書を添付して、所轄の労働基準監督署に届け出なければなりません。

勤怠管理をどのように行うのかも検討すべき問題です。在宅勤務では、直接目で見て勤務を確認できませんので、メールやチャットツールなどで勤怠報告をしたり、勤怠管理ツールを利用したりする方法が考えられます。

人事評価をどうするかが課題になるケースも想定されます。たとえば常時在宅勤務をしている人、週に数日のみ在宅勤務をしている人、常時オフィス勤務をしている人が混在している会社の場合、すべての従業員を公平に評価する方法を考えなくてはなりません。

さらに、在宅勤務によって重要な情報を自宅で扱うことになるのであれば、セキュリティの問題をクリアにしておくことも必要です。従来のセキュリティ対策にプラスして、在宅勤務に向けた対策を講じる必要が出てきます。

そこで以下では、これらの注意点について、それぞれポイントを挙げながら対応方法を説明していきます。

在宅勤務に対応するための就業規則のポイント

在宅勤務について就業規則に新たに規定を設ける際は、まず「どのような場合に在宅勤務を認めるか」という条件を決めましょう。たとえば、「当該従業員の職務内容が、在宅でも社内勤務と同等にできると認められること」「入社から1年以上が経過していること」といった条件が考えられます。

また、就業時間と賃金についても決めておく必要があります。あわせて残業代をどうするのか、深夜労働は禁止とするのか、休日労働の扱いはどうするかといったことも定めておきましょう。なお、厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」では長時間労働による健康障害防止を図ることが求められるとして、「テレワークにおける時間外・休日・深夜労働は原則禁止」などの手法を挙げています。

さらに在宅勤務でよく問題になるのが、通信費などの扱いをどうするかという点です。労働基準法第89条第1項第5号には、「労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項を就業規則に定めなければならない」と規定されています。

事前に労使間で話し合い、ルールを定めて就業規則に反映させましょう。通信費や光熱費は個人の使用と業務使用との切り分けが難しいので、一定額を会社負担とし、手当として支給する例が多いようです。またパソコンや周辺機器については会社が貸与するケースが多く見られます。

在宅勤務における勤怠管理はツール活用がおすすめ

在宅勤務の勤怠管理に対しては、勤怠管理ツールを活用する企業が増えています。メインは労働時間の確認と記録ですが、ほかにも在席管理、人事管理ソフトとの連携などの機能を備えたツールが使いやすいでしょう。在席して就業しているエビデンスを残す方法として、Webカメラによる確認やパソコン画面のキャプチャを自動で残す機能を備えたツールもあります。

また、オンライン会議ソフトやチャットツールにも、在席中か離席中かを確認し、会議への招集などができるプレゼンス機能が備わっていることがあります。従業員が自分でパソコンなどのデバイスにプレゼンス状況を入力する、あるいはパソコンの稼働状況よって自動的にプレゼンス状況を判断する方式などが代表的です。

ほかにはスケジュールの共有や、プロジェクトの進行管理に役立つ業務管理ツールもよく導入されています。これらのツールを業務内容や用途に合わせて選択しましょう。

すべての従業員への公平な人事評価制度の策定

在宅勤務を導入する際は人事評価制度も見直しを求められることが多いでしょう。在宅勤務対象者の人事評価は、勤務態度などが直接わからないという難しさがあります。オフィスに勤務する従業員への評価方法とは、考え方を改めなければならない部分も出てくるはずです。しかし前述したように、避けなければならないのは、在宅勤務を選択する従業員と在宅勤務をしない従業員の間で公平性を欠いた評価をしてしまうことです。

そこで多くの会社では、在宅勤務導入の前に、人事評価における評価項目を明確化し、評価方法を統一する作業を行っています。一般的に、在宅勤務での人事評価は成果主義を基本とするのが適しています。簡単にいえば、成果物の善し悪しによって評価をするということです。

また従業員やチームごとに目標を設定し、それに対する達成の度合いで評価を決める目標管理制度(MBO:Management By Objective)を活用するのも有効です。目標管理制度は事前に上司と部下が話し合って具体的な目標を決め、適正な目標レベルと期間、目標達成のための方法も明確化してから仕事に取り組みます。そのため在宅勤務であっても上司と部下の間でコミュニケーションが取りやすくなり、モチベーションも上がります。

在宅勤務におけるセキュリティ対策

在宅勤務におけるセキュリティ対策では、次のようなセキュリティリスクを想定しておく必要があります。

  • メールなどを介した標的型攻撃によるマルウェア感染
  • OSだけではなく、オンライン会議ソフトやチャットツール、勤怠管理ツールなどのぜい弱性を突いたサイバー攻撃
  • パソコンなどの端末や記憶媒体の紛失・盗難
  • Wi-Fiルーターの設定不備や公衆Wi-Fi接続などによる通信内容の盗み見
  • 各種ツール・ソフトウェア、クラウドサービスなどへの不正アクセス
  • 内部不正による重要情報の持ち出し

これらによってもたらされる被害としては、重要な情報の漏えい、端末内のデータ消失、端末がサイバー攻撃の踏み台として利用される、端末やシステムをロックされて身代金を要求される、といったことが挙げられます。

対策としてはまず、勤務場所を自宅に限定し、公衆Wi-Fiなどには接続しないようルールを作る方法が考えられます。在宅勤務でもカフェやコワーキングスペースなど、作業する場所を限定しないやり方もありますが、そのぶんリスクは増してしまいます。端末を使用する場合は自宅でのみとしたほうがセキュリティ対策をシンプルに構築できます。

使用する端末にパスワードを設定する、OSや使用ソフトウェアのアップデートを実施する、ウイルス対策ソフトやセキュリティツールを導入する、添付ファイルは暗号化して送信する、推測されにくいパスワードを使用する、といった基本的なセキュリティ対策もしっかりと実施しましょう。

また、在宅勤務に対応したセキュリティやITリテラシーに関する教育も必要になるでしょう。自宅での端末の扱い方やWi-Fiルーターその他の設定方法、各種ツールの安全な使い方、紛失・盗難に関する注意事項などの知識をしっかりと共有し、ルールを守ることで安全性は保たれます。セキュリティに対する取り組みがルーズだと内部不正などにもつながるため、適宜、注意喚起なども怠らないようにしましょう。

今後、働き方の一つの形として定着していくと予想される在宅勤務ですが、効率よく安全に運用していくにはさまざまな注意点を守っていくことが求められます。こちらの記事を参考に適切な環境を整えた上で、在宅勤務を導入してください。

※Wi-FiはWi-Fi Allianceの登録商標です。

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