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仮想オフィス（バーチャルオフィス）の機能とは？ メリット・デメリットも解説
コロナ禍で一気にテレワークが普及しましたが、テレワークにおけるデメリットも見えてくるようになりました。コミュニケーション不足や帰属意識の低下、社員の孤独感などのデメリットに対して、近年有効な対策として注目されているものが「仮想オフィス」です。
この記事では、仮想オフィスの概要から導入におけるメリット・デメリットについて紹介します。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）とは
仮想オフィスとは、オンライン上に作り出されるオフィスのことを表します。インターネットを通じてオンライン上の仮想オフィスにアクセスすることで、テレワークでも実際にオフィスに出社しているかのような状況を作り出せます。
仮想オフィスは、通常のオフィス勤務とテレワーク勤務を組み合わせた「ハイブリッドワーク」を実現するためにも利用されており、各従業員が、オフィスや自宅など異なる場所で働いていても円滑にコミュニケーションが取れる手段の一つです。
テレワーク中でも従業員の働く状況が可視化されることで、オフィスで働いている時のような一体感を感じられたり、従業員同士のコミュニケーションも充実するため、テレワーク時の孤独感や、帰属意識の低下を抑制するためにも用いられます。
仮想オフィスの種類と機能
仮想オフィスの種類はさまざまであり、3Dのフロアや自分の分身であるアバターなどを活用してオフィスを再現するものや、音声による円滑なコミュニケーションの実現を目的とするものなどがあります。
コミュニケーションの実現手段としては、チャットやWeb会議機能を有するものや、画面や資料を共有できる機能を備えた仮想オフィスもあります。
上司が部下の勤務状況を確認するために勤怠管理機能を備えたものもあります。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）のメリット
仮想オフィスを導入するメリットとしては、次のようなものがあげられるでしょう。
- コミュニケーション環境の改善
- 孤独感の解消
- 生産性の向上
- 状況の可視化
テレワーク勤務において、孤独感を感じる要因としてはコミュニケーション不足が挙げられます。オフィス勤務では気軽に雑談できますが、テレワーク勤務ではしっかりとしたコミュニケーション環境が構築できていないと難しいでしょう。
一見すると雑談は業務効率の低下につながるように思えますが、雑談によってストレス解消や孤独感の解消が期待できます。コミュニケーション環境がしっかりと整うことで、業務面でも情報連携が行いやすくなり、生産性の向上につながります。
また、オフィス勤務とは違い、従業員同士の状況を直接見ることができないため、把握しづらい点がテレワーク勤務のデメリットですが、仮想オフィスを導入することで勤怠状況や現在の仕事状況なども可視化することができます。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）のデメリット
さまざまなメリットをもたらす仮想オフィスですが、導入の際には注意するべきポイントがあります。
- コストがかかる
- 利用者に一定のITスキルが求められる
- 従業員が監視されている感覚に陥る
仮想オフィスの多くは月額課金制のサービスです。料金体系はユーザー単位や規模に応じたプランを用意している場合などさまざまですが、コストがかかる点は覚えておきましょう。
また、仮想オフィスを導入した際には、仮想オフィス内のツールの利用方法や操作を覚える必要があります。従業員ごとにITスキルには差があるため、人によっては慣れずに使いづらいと感じるかもしれません。そのため、導入の際には事前に説明や研修をしっかりと行い、操作方法などをサポートできる体制を整えることが重要です。
その他にも、Webカメラなどを使って常時状況を連携するような仮想オフィスの場合、従業員は監視されているかのように感じてしまう可能性があります。導入の際には十分に説明をした上で、カメラは利用しないなど従業員の要望に合わせて使い方をカスタマイズすることが重要です。
オンライン上に作り出される仮想オフィスは、テレワークが抱える課題を解決できる手段として注目されています。仮想オフィスと一言でいっても、機能や種類はさまざまであるため、自社に合った仮想オフィスサービスを見つけることが重要です。
日立ソリューションズ・クリエイトの「従業員エンゲージメント育みサービス」では、オフィスワーク、テレワーク、顧客先常駐など、異なる環境で働く従業員同士がつながる場所を提供。テレワーク環境下であっても、仲間の存在や帰属意識を感じられ、心理的安全性につながります。
Microsoft 365連携機能もあり、作成したコミュニティで雑談ができる機能を使うことで気軽に円滑なコミュニケーションを実現します。
テレワークが普及し一般的となった今、業務効率や生産性の向上のために仮想オフィスを利用する企業が増えています。この機会に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。