特集 仮想オフィスのある1日〜始業から終業までの実体験レポート〜
近年定着してきたテレワーク。そのメリットとともに課題感も明らかになりつつあります。そんな中、日立ソリューションズ・クリエイトは、テレワークでのコミュニケーション促進や社内の一体感を高める「仮想オフィスサービス」をリリースしました。
こうしたツールの良さは実際に使ってみないと実感しづらいもの。そこで今回は、リリース前の試用時から半年ほど続けて利用している当社社員に、仮想オフィスサービスを使った1日の流れを聞きました。当サービスの開発者にも参加してもらい、活用方法、開発のこだわりなどについてもお伝えしていきます。
「テレワークでチームがうまく回らない」「ストレスを抱える社員が増えた」といった悩みを抱える企業の方は、ぜひ参考にしてください。
＜話を聞いた人＞
斉藤 美沙さん：DXビジネス推進部で仮想オフィスサービス関連業務を担当。2021年秋に同社に転職したばかりで右も左もわからない中、フルリモートワークで働くことに。
左近允 晃さん：コロナ禍で社内コミュニケーションに課題を感じ、仮想オフィスサービスを企画立案。事業化を推進するため、事業開発部門からスマートオフィスビジネス部に異動。
9:00〜【勤務開始】みんなの在席状況がはっきりわかる！
リアルなオフィスでは「おはようございます」と挨拶を交わしていた毎日。一方、テレワークでは曖昧に勤務がスタートし、仕事と休憩の区別がつきにくいと感じる方も多いです。しかし仮想オフィスサービスなら、社員の在席状況がはっきりとわかり、気軽に挨拶も交わせます。
斉藤さん
「朝パソコンの電源を入れると、仮想オフィスサービスが自動的に起動するよう設定しています。ログイン画面では、在宅・オフィス勤務などの出勤状況や、今日の体調などを報告しています。
必ず入力するようにしているのが、今日の一言コメントが書き込める『吹き出しコメント』です。このコメントは仮想オフィスにいる方なら誰でも見られます。『今日は暑い！』『今朝食べたパンがおいしかった』などと入力しておくと『いいね』や返信がもらえ、ちょっとしたコミュニケーションが生まれるんです」
斉藤さん
「ログインするとフロアマップへ遷移するので、空席を見つけて着席。するとMicrosoft 365に登録した自分の顔写真部分が着席した席に顔アイコンとして表示されます。
フロアマップは『キャンプ場』『宇宙』などバリエーション豊富なので、新鮮な気持ちで業務に当たれます。いつも宇宙の『太陽』の席に座っている方がいるのですが、あるときその席を他の人に奪われていて。思わず雑談で盛り上がってしまいました」
左近允さん
「フロアマップは全10パターンから選ぶことができ、このうち2パターンは『360度パノラマビュー』に表示を変更できる仕様です。当社では座る席を自由に決められるフリーアドレス制を選んでいますが、固定席として運用することもできます。
フロアマップの開発で意識したのは、同じ空間（オフィス）に出勤したような感覚が持てること。朝一人で仕事を始めるのはさみしいので、周囲の人の顔が見られるように工夫し、安心感が得られるようにしました」
斉藤さん
「席に着いたらチームボード画面を見ます。ログイン中のメンバの顔が自動的に表示されるので、誰が出勤しているのか、どこに着席しているのかが一目でわかります。チームボード内にはチームチャットがあるので、『おはようございます』など気軽に会話していますよ。
チーム掲示板では期限を決めて案内などが掲示できるため、チャットなどでは流れがちな情報を集約しています」
左近允さん
「仮想オフィスサービスの目玉が、このチームボードです。仮想オフィスを社内で試用していたときに『チームでやりとりできる画面がほしい』という要望が多く、その声を受けて追加開発しました。他社製品にはこうしたチームボードがないものも多い中、より便利に使っていただけるはずです」
9:05〜【予定確認】Myボードで今日のスケジュールを確認
テレワークでは自身のスケジュール管理はもちろん、メンバのスケジュール確認も非常に重要です。しかしこれまでは社員それぞれでスケジュールの記載場所が違い、お互いの予定がわかりにくいという課題もありました。仮想オフィスサービスの導入によって、スケジュールがMyボードに統一表示され、確認しやすくなっています。
斉藤さん
「仮想オフィス画面上部タブからMyボードに遷移し、その日の予定を確認します。Outlookのカレンダーが自動反映されているので、メンバのスケジュールを確認したり、会議に参加することも可能です。
予定表には自分の会議予定や重要なタスクを入れています。スケジュールを入れておかないとメンバから会議の招待が入ってしまうため、スケジュールをきちんと入力する方は増えましたね」
左近允さん
「Myボードには、勤怠管理システムや旅費精算システムといった、よく使う社内システムなどへのリンク機能も搭載しました。社内の面倒な手続きを少しでもスムーズにするための工夫です。また、自分がよく使用する画面をカスタマイズできる機能もついています。試用期間から評判のよい機能のひとつです。
現行の仮想オフィスでは、始業時や15時、終業時などにチャイムが鳴る機能も追加しています。仕事のメリハリをつけるためにぜひ活用していただきたいです」
10:30〜【会議】メンバの状態を確認して、すぐ開始！
仮想オフィスはMicrosoftの「Teams」と連携しているので、グループチャット、オンライン会議への移行もスムーズです。
斉藤さん
「Myボードの予定に表示される[参加]ボタンをクリックするとTeamsが立ち上がり、会議にすぐ参加できます。これまで会議をする際には、社内イントラから人名検索して、Outlookで予定を把握し、Teams上でチームチャットを作成する必要がありました。しかし仮想オフィスなら、メンバの顔アイコンと[話す]ボタンをクリックするだけでも自動的にTeamsのチャットが立ち上がるので、気軽にグループチャットやオンライン会議を始められるようになりました」
左近允さん
「仮想オフィスのフロアマップ上でメンバを検索し、マウスホバー画面で相手のステータスとスケジュールを確認することができます。見えないメンバの状態がすぐに把握できるので、リアルのオフィス以上に声がかけやすくなったのではないでしょうか」
12:00〜【お昼休み】
テレワーク中のお昼休みは各自で過ごしますが、メンバに声をかけてオンラインでつながりながら食事をとることも。出勤時と同じようにワイワイ楽しむこともあります。
13:00〜【業務再開】チームでのコミュニケーションも積極的に
仮想オフィスサービスの特色のひとつが、チームボード画面です。チームメンバの状況が一覧できるので、コミュニケーションがとりやすくなります。またチーム管理機能によって、個別のチームを自由に作成できるのも魅力です。
斉藤さん
「チーム管理機能では、通常の業務チーム以外のチームも作成できます。プロジェクトごとのチームや、入社年次ごとのチームなどがありますね。私はパンを食べるのが趣味なので、『パン好きチーム』を立ち上げたいと密かに計画しています」
左近允さん
「チーム管理機能は、社内でコミュニケーションを生む機能のひとつです。こうしたクローズドなチームを好むのは、日本人の特徴かもしれません」
15:00〜【ちょっと休憩】雑談ルームでのコーヒーブレイク
フロアマップの右端や左端にある「雑談ルーム」は、自由に利用できる招待制の部屋です。メンバに声をかけ、雑談ルームで楽しく休憩することもできます。
斉藤さん
「雑談ルームは最初に入った方が他のメンバを招待して利用するしくみです。私はオンライン会議が終わったあとに少人数のメンバで擦り合わせをする際に利用しています」
左近允さん
「この雑談ルームは、いつもの仕事モードの会話ではなく、仕事とは関係のない雑談で活用いただきたい。離れているからこそ大切になってくる雑談。従業員同士が心をつなぐ場になると嬉しいです。今後は、招待制ではなくほかのメンバが後から自由に入れるようにしたり、ビデオ会議ができたりするなど、使いやすくなるように改善する予定です」
17:30〜【勤務終了】明日の予定も確認して「終業」をクリック！
退勤時間が来たら「終業」ボタンを押し、周囲に勤務終了したことを伝えます。今日も一日お疲れ様でした！
斉藤さん
「退勤時間が近くなったら、明日のスケジュールをMyボードで確認してから、右上にある終業ボタンを押して退勤します。Myボードに本日の稼働時間が表示されているので、メリハリをつけて終業できるようになりました。終業後に用事があれば、再度ログインすることも可能です」
左近允さん
「テレワークはオン・オフの切り替えが難しく、残業時間が増えやすい点が課題として挙げられています。その日の稼働時間を見ながら仕事をすることで、働き過ぎに気づいてもらえたらうれしいです。人事総合ソリューション『リシテア』との連携にも対応していく予定です」
仮想オフィスで生まれる一体感！ 積極的な改善は今後も継続
仮想オフィスサービスは、今回紹介した以外にもさまざまな使い方ができます。
斉藤さん
「私は入社早々テレワークになったものの、仮想オフィスがあったおかげで社内に早くなじむことができました。もし仮想オフィスがなかったら、今でも他のチームの方の顔と名前が一致しなかったり、うまくコミュニケーションがとれなかったりしていたかもしれません。
また最近は新入社員が入ってきたので、1つのフロアを新入社員専用フロアに指定し、入社時研修などを受けやすいようにしています。テレワークで離れていても、日々仮想オフィスで近くにいれば、同期同士の仲も深まるのではないでしょうか」
左近允さん
「より使いやすい仮想オフィスにするため、Myボードの下部に改善点をリクエストできる『ご意見箱』を設置しました。ここから上がってきた約400件の意見に優先順位をつけ、順に対応しています。この改善力も仮想オフィスサービスの強みです」
テレワークの1日をよりよいものに変化させる仮想オフィスサービス。当社ではすでに全社に導入し、コミュニケーションの活性化はもちろん、予定の確認やチームの状況把握にも役立てられています。
「仮想オフィスサービス」のご案内
仮想オフィスサービスは、テレワークなどの「リモート」と、オフィス勤務などの「リアル」を組み合わせた勤務体系「ハイブリット型ワークスタイル」を円滑に実施するためのツールです。
フロアメンバの顔写真が一面に広がる「360度パノラマビュー」や、フロアマップ上の人の顔アイコンにカーソルを合わせるとホバーで予定などが確認できる「マウスホバー機能」など、多数の便利な機能を搭載。社内でのコミュニケーション活性化や心理的安全性の確保に役立ちます。
企業の多くが利用するTeamsやOutlookなどのサービスと連携しており、1万人程度の同時アクセスにも対応しているので、中小企業から大企業まで幅広く導入可能です。
仮想オフィスサービスの導入に興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。